年始の連絡手段はどれが合う？年賀状・メール・電話・訪問を届き方で比べる

年始の連絡手段は、年賀状をやめる会社が増えた分だけ、選び方がばらついています。取引先ごとに違う手段で送ると、届く時期も残り方もそろいません。

実は、手段そのものに良い悪いはありません。違いが出るのは、相手の仕事始めにどう届くかです。紙で残るのか、画面で流れるのか、声で伝わるのかで、相手の受け取り方が変わります。

この記事では、年始の連絡手段を比べる軸を1つに決めます。軸は、相手の仕事始めに負担なく届いて残るかです。そのうえで、年賀状と年始メール、電話、訪問挨拶の4つを比べます。

野村證券のリテール営業で全国約7,000名中1位を4度。いまは代理店開拓で中小企業の販路をつくる会社「コミッターズ」を経営しています。川口です。

年始の連絡手段、先に結論

先に結論です。年始の連絡手段は、1つに決めるのではなく、相手で分ける形が合います。

• まず、年賀状は、形に残したい相手へ送ります
• 次に、年始メールは、広く速く届ける相手へ送ります
• また、電話は、年始の話を続けたい相手へかけます
• 最後に、訪問挨拶は、顔を見せたい相手へ出向きます

つまり、比べる物差しは、届き方と残り方です。なお、順位は付けません。相手との距離で、合う手段が変わるためです。

年賀状と年始メール、紙と画面の違い

まず、年賀状です。年賀状は、元日にまとめて届く形が特徴です。日本郵便の案内では、今年の年賀状の引受開始日は12月20日です。また、元日に届けるための差出の目安は12月27日までです。

なお、はがきの料金は、日本郵便の案内では1通85円です。枚数が多い会社ほど、印刷と宛名の手間が先に来ます。

特に、向く場面は、遠方の取引先と、普段は会えない相手です。紙が手元に残るため、年始の挨拶がそのまま会社の姿勢として伝わります。

ただし、出す時期を逃すと、年賀状の形は崩れます。引受開始前に出した分は通常の郵便として年内に届くため、準備は仕事納めの前に終える形にします。

また、年賀状には宛名の確認が要ります。担当者が替わった取引先へ、前の担当者の名前で出すと、挨拶が逆に雑な印象になります。そのため、宛名は年末の取引先一覧と並べて確かめます。

さらに、相手の事情への配慮も、年賀状の側の仕事です。喪中の知らせを受けた相手には、年賀状を控える形にします。この判断は、出す直前ではなく、宛名を分ける段階で済ませます。

年始メールは仕事始めに合わせる形です

次に、年始メールです。年始メールは、相手の仕事始めに合わせて送れる形が特徴です。文面は、相手ごとに少し変えられます。

向く場面は、取引先が多い会社と、連絡先がメール中心の相手です。一方で、画面の中で流れるため、読まれずに残る分も出ます。

また、年始メールは件名で残り方が変わります。件名に年始の挨拶であることが入っていると、仕事始めの受信箱の中でも見つけてもらえます。本文は、挨拶と今年の抱負と、連絡先の順に短くまとめます。

さらに、送る相手の範囲も決めます。全員へ同じ文面を送る形は速い反面、普段やり取りのない相手には届きにくくなります。文面を相手の種類で分けると、速さと残り方の両方が取れます。

送った記録を一か所に残す形です

別のサイトのおまかせ係長のコラム「予約・請求・問い合わせをオンライン化する手順」では、「ホームページのフォームや専用のメールアドレスで受け付け、返信と記録を一か所で管理する形が基本です」と書かれています。年始メールも同じで、送った記録を一か所に残す形にすると、誰に送ったかが年始の営業でそのまま使えます。

出典：おまかせ係長「予約・請求・問い合わせをオンライン化する手順」

電話と訪問挨拶、声と顔の届き方

次に、電話です。電話は、声で直接伝わる形が特徴です。年始の挨拶に続けて、今年の仕事の話を少しだけ足せます。

向く場面は、元請けや近い取引先です。ただし、相手の仕事始めは、電話も多い時期です。長話にせず、挨拶と今年の抱負を短く伝える形にします。

また、訪問挨拶は、顔を見せる形が特徴です。相手の現場や事務所の空気が分かり、年始の予定をその場で聞けます。

向く場面は、近くの元請けと、今年の仕事が決まっている相手です。一方で、移動の時間がかかるため、回れる相手は限られます。行けない相手を、年賀状やメールに回す分け方が要ります。

また、訪問は先方の都合を聞いてから出向きます。相手の仕事始めは、相手の社内の挨拶や会議で埋まっていることが多い時期です。短い時間で済む形を先に伝えると、相手の負担が減ります。

さらに、訪問で聞いた話は、その日のうちに社内で共有します。年始の予定や今年の工事の見通しは、時間がたつと挨拶の記憶と混ざります。聞いた話を一覧に残す動きまでが、訪問挨拶の仕事です。

なお、相手ごとの分け方に迷うときは、コミッターズの60分の無料相談でお答えします。分け方を決める材料は、取引先との距離と、年始に話したい用件の有無です。

年始の連絡手段、比べる軸に戻る

そのうえで、軸に戻ります。軸は、相手の仕事始めに負担なく届いて残るかです。

比べるときは、次の順に聞きます。

• 相手の仕事始めはいつか
• 紙で残るほうがよい相手か
• 年始に話したい用件があるか
• 移動の時間をかけられる距離か

この順で聞くと、手段は相手ごとに決まります。たとえば、建設会社なら、元請けには訪問か電話、遠方の仕入先には年賀状、協力会社にはメールという分け方が出ます。

さらに、分け方は年末のうちに決めます。年始に手段を考え始めると、仕事始めの忙しさの中で、送る相手そのものが漏れます。そのため、分けた一覧は、年末の点検表と並べて残します。

つまり、比べる作業は、年始の挨拶の準備であると同時に、年始の営業の段取りです。相手の種類と手段が並んだ一覧があると、誰が何を送るかの分担も、その場で決まります。

ただし、分けすぎると管理が増えます。そのため、分け方は相手の種類で止めます。担当者ごとに手段が違う形にすると、送ったかどうかの確認が難しくなります。

年始の連絡手段、今日からできる最初の一歩

今日できる一歩は、取引先を手段ごとに分けることです。

1. 1取引先の名前を、訪問と電話と郵便とメールに分けます
2. 2年賀状の分は、出す時期から逆算して準備を始めます
3. 3分けた結果を、年始の営業の一覧として残します

この一覧ができると、年始の連絡は、挨拶で終わらず営業の始まりになります。どの相手に何が届いたかが残るため、次の連絡が自然につながります。そのため、年始の連絡手段は、年始の営業の設計として決める形が合います。

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参考（外部サイト）：日本郵便、日本郵便（2）、www.reiwa-sogoshosha.com

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