年末の片づけで、メールの添付ファイルを開きました。請求書のPDFです。紙に印刷して、データは消した記憶があります。電子取引の保存では、その消し方が問題になります。
実は、電子データの置き場所は、会社ごとに散らばっています。メールに残るものもあれば、サイトから取り直すものもあります。さらに、担当者のパソコンの中だけにあるものも混ざります。この散らばりが、年末の点検を重くしています。
令和6年1月からは、保存要件に従った電子データの保存が必要です。電子取引データが原本です。そのため、紙に印刷しても、データは残します。
この記事では、年末前に点検する順番を整理します。見るのは、真実性と可視性の2つです。さらに、検索が不要になる場合も確認します。なお、保存期間は帳簿書類の決まりに従います。
野村證券のリテール営業で全国約7,000名中1位を4度。いまは代理店開拓で中小企業の販路をつくる会社「コミッターズ」を経営しています。川口です。
電子取引の保存、先に結論
まず、結論です。メールやネットで受け取った請求書などは、データのまま保存します。送った場合も、保存が必要です。
真実性は、データが改ざんされていないことを示す面です。可視性は、必要なときにすぐ表示できる面です。この2つを満たす形が、保存要件です。国税庁のリーフレットも、この2つを満たすよう案内しています。
対象になるのは、請求書・領収書・契約書・見積書などに関する電子データです。国税庁のパンフレットは、送付・受領した電子データを、一定の要件を満たした形で保存するよう案内しています。申告所得税・法人税に関して帳簿書類の保存義務がある方が、対応の対象です。つまり、規模の小さな会社でも、電子で受け取れば対象になります。
電子取引の保存で点検する真実性
まず、真実性から点検します。方法は、専用システムだけではありません。
事務処理規程は、サンプルから始められます
国税庁の案内では、改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る方法でも構いません。不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を制定し、遵守する形です。規程のサンプルは、国税庁のホームページに掲載されています。タイムスタンプや、履歴が残るシステムを使う方法もあります。大切なのは、決めた方法を実際に守ることです。規程だけ作って運用しない形は、点検で直します。
規程に書く内容は、難しく考える必要はありません。たとえば、誰が保存するのかを決めます。次に、どこへ保存するのかを決めます。さらに、訂正や削除をするときの扱いを決めます。この3点を、自社の実態に合わせて書き換えます。書き換えた日と担当を残すと、翌年の点検が楽になります。
データを消さないことが前提です
今までは、印刷した後にデータを消す運用もありました。令和6年1月からは、消さずに保存する必要があります。電子取引データが原本ですので、そのまま保存します。年末の大掃除では、メールボックスの整理に注意します。請求書の添付ファイルまで、まとめて消さないでください。
電子取引の保存で点検する可視性
次に、可視性です。可視性には、備付けと検索の2点があります。
モニターと操作説明書を備え付けます
保存場所には、モニター・操作説明書等を備え付けます。求められたときに、画面で表示できる状態にします。パソコンが替わるときは、データの移し替えも点検します。
日付・金額・取引先で検索できるようにします
検索は、「日付・金額・取引先」でできる形にします。専用システムがなくても、対応方法はあります。1つは、表計算ソフト等で索引簿を作成する方法です。もう1つは、規則的なファイル名を付す方法です。ファイル名に「日付・金額・取引先」を入れ、特定のフォルダに集約します。
索引簿の列は、連番、日付、金額、取引先、備考が基本です。国税庁のパンフレットには、この形の作成例が載っています。ファイル名の方法では、フォルダの検索機能を使います。どちらの方法でも、探す人が迷わない形が大切です。担当が替わっても探せる形にしておきます。
別のサイトのおまかせ係長のコラム「予約・請求・問い合わせをオンライン化する手順」では、請求をオンライン化する流れの中で、電子で受け渡した記録は電子データのまま保存する、と整理されています。
出典：おまかせ係長「予約・請求・問い合わせをオンライン化する手順」
この考え方は、年末の点検でも同じです。受け取る側の保存方法まで、決めておきます。
検索が不要になる場合があります
ただし、検索の要件が不要になる場合があります。2課税年度前の売上高が5,000万円以下の方は、その1つです。もう1つは、データを印刷して日付及び取引先ごとに整理されている方です。どちらの場合も、ダウンロードの求めに応じられることが条件です。自社が当てはまるかは、売上高の記録で確認します。
ただし、ここに注意してください
まず、保存期間です。法人の帳簿書類は、確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します。次に、紙の領収書をスキャンする保存は、別の区分です。スキャナ保存の要件を満たさずに原本を捨てるのは、危ない処理です。
また、準備が間に合わない場合の扱いもあります。相当の理由があると税務署長が認める場合が、その扱いです。その場合も、データのダウンロードと、印刷した書面の提示・提出の求めに応じます。つまり、データを保存しておくこと自体は外せません。なお、令和4年度改正の宥恕措置は、令和5年12月31日をもって廃止されました。細かい要件は、会社の規模やソフトで変わります。迷う部分は、顧問税理士に確認します。
さらに、データの置き場所にも注意します。担当者のパソコンだけに置くと、故障で消えるおそれがあります。そのため、控えを別の場所にも残します。控えの場所と担当を、規程に書いておきます。そうすると、担当が不在でも探せます。
電子取引の保存でよくある質問を3つ
「印刷してファイルすれば済みますか」と聞かれます。答えは、令和6年1月からはデータの保存が前提、です。紙は控えとして残せますが、データは消しません。
「どんなメールが対象ですか」と聞かれます。答えは、請求書に相当する情報をやりとりしたメール、です。受け取った場合だけでなく、送った場合も保存します。
「保存期間は、取引の相手で変わりますか」と聞かれます。答えは、期間は書類の区分と申告の決まりで決まる、です。法人の領収書などは、7年が基本です。
電子取引の保存、今日からできる最初の一歩
年末点検の入口は、次の3項目です。
- 1メールとダウンロード先に残る請求書を、1つのフォルダに集める
- 2ファイル名を「日付・金額・取引先」の形にそろえる
- 3事務処理規程のサンプルを開き、自社の担当と保管場所を書き込む
終わったら、探す練習を一度だけします。日付と取引先を入れて、請求書がすぐ出るか確かめます。請求書の出し方を変えるときは、こちらの記事も参考になります。
保存の土台ができると、翌年の経理は探す時間から減ります。税の線引きは、こちらのコーナーでも整理しています。
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