休業連絡の比べ方、年末年始を代理店へ書面・メール・会議で伝える違い

休業連絡の比べ方です。年末年始の休みを代理店へ知らせる会社が、伝え方を決める前に通る作業です。今年の休みはいつからか、という日付だけを送る会社は少なくありません。

実は、行き違いの多くは、休みの長さではなく、締め切りが伝わっていない点から生まれます。たとえば、発注の最終日が、自社の休みより前に来る場面です。

この記事では、休業連絡の比べ方を、書面、メール、代理店会議の仕組みの違いから整理します。さらに、休みの土台になる公的な決まりも書きます。なお、ここでは優劣や順位は付けません。形ごとに、合う相手が違うためです。

野村證券のリテール営業で全国約7,000名中1位を4度。いまは代理店開拓で中小企業の販路をつくる会社「コミッターズ」を経営しています。川口です。

休業連絡の比べ方、先に結論です

• まず、比べる形は、書面、メール、代理店会議です。
• また、見る点は、記録の残り方、届く速さ、質問への答えやすさです。
• さらに、休みの日付より先に、発注の締め切りを伝える形が向きます。
• 一方、どの形でも、緊急の連絡先を添える段取りは同じです。

つまり、休業連絡の比べ方は、文面の立派さを競う作業ではありません。相手が年末の段取りを組めるかで、形を選ぶ作業です。

なお、建設まわりの商材を扱う会社では、代理店が現場と事務所を行き来します。そのため、休みの知らせは、現場の締め切りと一緒に届く形が向きます。さらに、形が決まると、社内への知らせも同じ表で進められます。

また、年末は、知らせる相手の数が増える時期です。相手が増えるほど、形を分ける物差しが効きます。物差しがないと、担当者ごとに伝え方がばらつきます。

休業連絡の比べ方、形ごとの仕組みです

まず、形ごとの仕組みを、同じ表に並べます。

なお、表は一般的な整理です。実際の進め方は、相手との付き合い方で変わります。

また、形は一つに決めなくても構いません。記録を重視する相手には書面、人数が多い相手にはメール、現場の相談が要る相手には会議、と分ける形もあります。その分け方自体を、比べる表に書いておきます。

書面で残す形です

まず、書面の形は、休みの期間と締め切りを、控えとして残す形です。次に、受け取った側が、社内でそのまま回せる形でもあります。

たとえば、挨拶状に休みの知らせを添える場面です。また、文面の写しを自社にも残すため、あとで言った言わないになりにくい形です。さらに、相手の事務所で掲示される場面にも向きます。

画面で送る形です

まず、メールの形は、多くの代理店へ同じ知らせを一度に届ける形です。次に、送信の記録が残るため、送った日もあとで確かめられます。

ただし、年末は受け取る側のメールも混み合います。そのため、件名には休みの知らせだと分かる言葉を入れます。なお、添える表は、開かなくても要点が伝わる形に寄せます。

集まって伝える形です

まず、代理店会議の形は、休みの知らせと一緒に、質問へその場で答える形です。次に、現場を持つ代理店ほど、締め切りの相談がその場で進みます。

また、会議で決まった締め切りは、議事の控えとして残します。一方、集まる手間は相手にもかかります。そのため、知らせる内容が日付だけの年は、別の形で足ります。

別のサイトのおまかせ係長のコラム「予約・請求・問い合わせをオンライン化する手順」では、電子で送る情報は、写しを決めた場所に保存し、記録を突き合わせて残す進め方が手順として示されていると書かれています。

出典：おまかせ係長「予約・請求・問い合わせをオンライン化する手順」

記録の残し方は、この進め方と同じです。送った日と文面を、同じ場所へ残します。なお、締め切りの土台になる日付は、公的な決まりでも確かめられます。

締め切りをそろえる順番です

まず、土台の日付です。行政機関の休日に関する法律の第1条では、12月29日から翌年の1月3日までが、行政機関の休日とされています。

次に、民間の会社の休みは、自社で決める形です。ただし、役所の窓口が止まる期間は、届出や検査の段取りに響きます。そのため、自社の休みと役所の休みは、並べて見る形が向きます。

1. 1まず、自社の休みの期間と、年内の最終の発注日を決めます
2. 2次に、代理店ごとに、現場の締め切りが重なる先を書き出します
3. 3また、知らせる形を相手ごとに選び、同じ表へ入れます
4. 4さらに、休みの間の緊急の連絡先と、代理の人を決めます
5. 5最後に、送った記録と相手からの返事を、同じ場所へ残します

伝え方で迷う点は、コミッターズの60分の無料相談でお答えします。比べる表を持ち寄ると、話が早く進みます。

たとえば、従業員が数人の建設会社（仮の例です）が、建材の代理店へ年末の知らせを出す場面を考えます。この場面では、休みの日付より、材料の発注の最終日が先に知りたい情報になります。

なお、緊急の連絡は、条件も一緒に伝えます。水漏れや囲いの異常など、連絡が要る場面を書き添える形です。何でも連絡する形にすると、休む側の負担が増えます。そのため、条件は絞って書きます。

さらに、相手の休みも同じ表で聞きます。自社の休みと相手の休みがずれる年は、締め切りもずれます。たとえば、自社が開いていても、材料の届け先が休む場面です。そのため、聞く項目は、休みの期間、年内の最終の受け付け、年始の再開にそろえます。答えが返るたびに、表へ足す形にします。

休業連絡の比べ方で迷う場面です

まず、休みの日付だけを送る場面です。答えの方向は、締め切りと再開の日を添える、です。

次に、全員へ同じ形で送る場面です。現場を持つ相手と、事務所だけの相手では、知りたい中身が変わります。

また、送った記録を残さない場面です。年明けの行き違いは、記録の場所で防ぐ形になります。なお、返事が要る知らせは、返事の期限も文面へ入れます。

よくある質問

まず、「休みの知らせは年賀状と一緒でよいですか」と聞かれます。答えは、締め切りが伝わるかで見る、です。挨拶の文面に、発注の最終日は埋もれやすくなります。

次に、「会議で伝えたら書面は要りませんか」と聞かれます。答えは、決まった内容を控えで残す、です。口頭の合意は、年明けに食い違いやすくなります。

最後に、「相手の休みも聞くものですか」と聞かれます。答えは、聞いて一覧にする、です。相手の再開の日が、自社の段取りの土台になります。

休業連絡の比べ方、最初の一歩です

まず、今年知らせる代理店を書き出してください。次に、相手ごとに、現場の締め切りが重なるかを見ます。

さらに、休業連絡の比べ方は、文面を書く前に決めるものです。形が決まると、書く中身は絞られます。

なお、決めた表は、来年の年末も使えます。相手の顔ぶれは、年ごとに少しずつ動きます。そのため、表は作って終わりではありません。

また、年明けに起きた行き違いも、表へ足します。その記録が、次の比べ方の材料になります。さらに、送った日と返事の日も、表の同じ行へ残します。

このように、比べる作業は地味です。ただし、その地味さが、休み前後の慌ただしさを減らす備えになります。

なお、比べた結果は、社内で共有します。担当が替わっても、同じ物差しで知らせられるためです。共有の場では、締め切りが伝わったかを先に見ます。その順番が、来年の段取りを楽にします。

また、知らせた後に相手から来た質問も、表へ足します。質問の多い項目は、来年の文面で先に書く場所になります。その積み重ねが、年末の知らせを年々短くします。

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参考（外部サイト）：e-Gov法令検索、www.reiwa-sogoshosha.com

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