送り状の保管は何年？年末の梱包材の在庫切れ対策と伝票の置き場

年末の発送が増える時期は、段ボールの山と伝票の束が、事務所の隅で同時に育ちます。送り状の保管は、その束を「いつまで、どこに置くか」の話です。

ただし、伝票は捨てる時期だけが問題ではありません。さらに、名前と住所が書かれた紙は、置き場そのものが情報の管理になります。

この記事では、送り状の保管の年数を先に押さえ、次に梱包材の在庫切れ対策と、伝票の置き場と捨て方を整理します。

野村證券のリテール営業で全国約7,000名中1位を4度。いまは代理店開拓で中小企業の販路をつくる会社「コミッターズ」を経営しています。川口です。

送り状の保管、先に結論

先に結論です。送り状の保管は、国税庁の案内では、青色申告の場合で、送り状など取引に関して作成し、または受領した書類は5年の保存です。

• 送り状、請求書、見積書、契約書、納品書などの書類は5年です
• 棚卸表などの決算関係書類と帳簿は、別の区分で7年です
• インボイス発行事業者が交付した適格請求書の写しは、7年の保存です

つまり、伝票の束は、種類で分けてから年数を当てはめます。次に、年末の発送そのものを止めないための、梱包材の側の段取りを見ます。

なお、白色申告の場合も、業務に関して作成し、または受領した送り状などの書類は5年の保存と、国税庁の案内に書かれています。

梱包材の在庫切れは、年末の前に数で防ぎます

まず、年末に切らしやすいのは、商品そのものより発送用品です。段ボール、緩衝材、テープ、送り状の用紙が1つでも切れると、その日の発送が止まります。

対策の型は、残りの数を数えて、発送の多い日の使い方と比べることです。たとえば、建設会社が現場へ資材や備品を送る場合も、箱と緩衝材と結束の用品は同じように減っていきます。

数えるときの項目は、次のとおりです。

• 箱は、大きさごとに残りの数を数えます
• 緩衝材と封筒は、開けた袋と未開封の袋を分けて数えます
• テープとラベルと送り状の用紙は、発送の作業台まわりも含めて数えます
• 仕入れ先の年末の休みと、届くまでの日数を先に聞いておきます

また、発注の目安は、残りの数だけでは決めません。

たとえば、現場への発送では、箱の大きさが資材に合わないと、緩衝材の減り方まで変わります。そのため、数える表には、箱の大きさと中身の組み合わせも書き添えます。さらに、詰所に置いた予備の用品も、倉庫の数とは分けて書きます。さらに、年末は届くまでの日数が普段より延びることがあるため、聞いた日数を基に、早めに頼む日を決めます。

送り状の保管と一緒に見る、発送用品の数え方

次に、数えた数は、置き場ごとに紙に残します。実は、数えた人しか分からない置き場は、年末の忙しい日に探し物になります。

たとえば、作業台の下と倉庫の棚と現場の詰所では、同じテープでも残りの数が別々に動きます。そのため、置き場ごとに数を書き、合計はあとから合わせる形が合います。

別のサイトのポチっと雑貨店長（ニコニコデスク）のコラム「ネットショップの送料表示を比較｜送料込み・全国一律・地域別」では、梱包料などのお金について「金額を明示することが必要」と書かれています。

出典：ポチっと雑貨店長「ネットショップの送料表示を比較｜送料込み・全国一律・地域別」

つまり、梱包まわりは、表示の側でも在庫の側でも、決めたことを文字に残す点が共通します。なお、仕入れた商品は売れるまで経費にならない記事でも紹介しましたが、発送用品の数も、在庫の記録の一部として読めます。

個人情報が書かれた伝票の置き場

ここからは、伝票の置き場の話です。送り状には、届け先の名前と住所と電話番号が書かれています。そのため、伝票の束は、個人データの集まりとして扱います。

個人情報保護法では、個人情報取扱事業者は、取り扱う個人データの漏えい、滅失や毀損の防止など、安全管理のために必要かつ適切な措置を講じるものと、第23条に定められています。

置き場の決め方は、この考え方に沿って組み立てます。

1. 1保管中の伝票は、来客の目に触れない棚や引き出しに入れます
2. 2発送作業の途中の伝票は、作業台に置いたままにせず、その日のうちに決めた場所へ戻します
3. 3見る人を、発送と経理の担当など、仕事で要る範囲に絞ります
4. 4現場へ持ち出す控えは、要る分だけにし、戻したら元の束に合わせます

たとえば、建設会社が取引先の現場へ資材を送る場合、控えは事務所と詰所の両方に分かれがちです。この場合も、置き場はその2か所に決め、どちらに何の束があるかを紙に書いておきます。決めていない置き場に仮置きした伝票が、いちばん見つからなくなる伝票です。

一方で、置き場を厳しくしすぎると、問い合わせのときに探せなくなります。そのため、月ごとに束を分け、束の表に期間を書く形が、探しやすさと管理の両方に合います。

送り状の保管で迷う、捨てる前の線引き

最後に、捨てる場面の線引きです。保存の年数を過ぎた伝票でも、そのままの形でごみに出す進め方は合いません。名前と住所が読める紙は、読めない形にしてから捨てます。

具体的には、シュレッダーにかける、細かく切る、といった形です。さらに、束が多い場合は、処理を外へ頼む方法もあります。その場合は、渡した先でどう扱われるかを先に聞いておきます。

また、個人情報保護法の第22条では、利用する必要がなくなった個人データは、遅滞なく消去するよう努めるものと定められています。ただし、税金の保存の年数が残っている伝票は、その年数を過ぎてから捨てる順番になります。

なお、電子で受け取った送り状や請求書の控えも、紙と同じ束の考え方で扱います。保存先のフォルダを月に分けておくと、年数を数えるときに迷いません。

送り状の保管、今日の最初の一歩

最初の一歩は、伝票の束を種類で分けることです。まず、送り状と請求書と納品書の束と、棚卸表などの決算関係の束を分けます。次に、束ごとに保存の年数を書いた紙を付けます。

そして、発送用品の残りの数を、置き場ごとに数えて同じ紙に書き添えます。実は、この紙が、年末の発送の段取りと、年明けの書類整理の両方の入口になります。

さらに、数えた結果は、来年の年末にも比べる材料になります。そのため、捨てる束と残す束の境目も、同じ紙に残しておきます。

よくある質問

ここでは、送り状の保管でよく聞かれる質問に答えます。

送り状の控えは、全部を紙で残すのか、と聞かれます。答えは、保存の形は紙か電子かではなく、年数と探しやすさで決めることです。受け取った形に合わせて、月ごとの束にそろえます。

取引先の住所が書かれた伝票を、現場に置いてよいのか、と聞かれます。答えは、置く場合は、見る人を仕事で要る範囲に絞り、置き場所を決めておくことです。作業の都合だけで置き場を広げない形が合います。

保存の年数を過ぎた伝票は、すぐ捨ててよいのか、と聞かれます。答えは、年数を過ぎた分から、読めない形にして捨てることです。年数の途中の束と混ざらないよう、分けてから処理します。

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※一般的な解説です。個別のケースは顧問税理士・社会保険労務士・弁護士などの専門家にご相談ください。

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