年末年始の自動返信、去年と同じ文面のまま？休業のお知らせと点検する項目

休業のお知らせ文は直したのに、問い合わせフォームの返事だけが去年の文面のまま、という会社は少なくありません。年末年始の自動返信は、普段は目に入らない場所にあるため、点検の順番から外れやすい部分です。

実は、休みの間に届く連絡への第一声は、お知らせ文ではなく自動返信です。さらに、その文面の期間や窓口が古いままだと、相手は休み明けの予定を立てられません。つまり、年末年始の自動返信は、お知らせ文と並べて点検する対象です。

この記事では、年末年始の自動返信に入れる項目と、点検の順番を整理します。さらに、緊急の連絡の書き方と、休み明けに戻す作業もまとめます。

野村證券のリテール営業で全国約7,000名中1位を4度。いまは代理店開拓で中小企業の販路をつくる会社「コミッターズ」を経営しています。川口です。

年末年始の自動返信は、先に結論

まず、結論です。年末年始の自動返信は、休業期間と再開の日時、返信の目安、緊急の連絡先の扱いを、お知らせ文と同じ内容でそろえることが基本です。つまり、文面の上手さよりも、お知らせ文との一致が先です。

たとえば、お知らせ文では休業期間が変わっているのに、自動返信では古い期間が残ることがあります。一方、2つの文面を並べて見比べる点検では、そのずれはすぐに見つかります。そのため、年末年始の自動返信は、書き直す作業ではなく、見比べる作業として扱います。

また、自動返信は、届いた連絡を受け付けたことを伝える役割も持ちます。なお、受け付けたことと、返事をいつ返すかは、別の情報です。そのため、この2点は分けて書きます。

年末年始の自動返信が置かれている場所

まず、自動返信は、1か所だけに置かれているとは限りません。たとえば、問い合わせフォームの完了画面と、代表メールの自動返信と、電話の留守番案内は、それぞれ別の場所で文面を持ちます。さらに、予約画面の確認メールにも、休みの間の扱いが書かれている場合があります。

次に、出す場所ごとに担当が違う会社では、直した場所と直っていない場所が混ざります。たとえば、ホームページのお知らせは広報の担当が直し、フォームの設定は別の担当が持つ形です。一方、置かれている場所の一覧があれば、点検はその一覧の順に進められます。

別のサイトのおまかせ係長のコラム「建設会社のホームページ、外注前に社内で決める掲載内容」では、窓口の決め方について「フォームから届いた問い合わせを誰が受け取り、どれくらいの目安で返信するか」を決めておく話が書かれています。

出典：おまかせ係長「建設会社のホームページ、外注前に社内で決める掲載内容」

この考え方は、年末年始の自動返信でも同じです。つまり、受け取る担当と返信の目安は、休みの文面を作る前に決めておく話です。なお、担当と目安が決まっている会社ほど、文面の点検は短い時間で終わります。

年末年始の自動返信の点検項目

まず、点検は、期間の行から始めます。次に、返信の目安の行を見ます。さらに、緊急の連絡の行を見ます。なお、最後に、休み明けに戻す手順まで決めておきます。

期間と再開の日時は、お知らせ文とそろえます

まず、休業期間と再開の日時は、お知らせ文の行と見比べます。次に、銀行の休みの扱いも、文面の中で分けておきます。金融庁の資料では、銀行の営業所の休日として、12月31日から翌年の1月3日までが挙げられています。そのため、入金の確認が休み明けになる会社は、その旨を自動返信にも書く形です。

また、年始の開始日は、実際の営業の予定どおりに書きます。内閣府の案内では、元日は1月1日とされています。ただし、自社の開始日は自社の予定で決まる話ですので、祝日の日付と自社の開始日を混ぜて書くことはしません。一方、開始日に短い営業をする会社は、その旨と、通常の扱いに戻る日も添えます。

返信の目安は、時期と順番で書きます

次に、返信の目安は、時期と順番の2点で書きます。たとえば、返事を始める日と、届いた順に返すのかを書く形です。さらに、見積もりや発注のように相手の段取りに関わる連絡は、返事が遅れる場合の扱いも添えます。

また、目安は、守れる範囲で書くことが大切です。たとえば、休み明けの初日は連絡が重なりますので、初日に全件へ返す書き方は避けます。なお、目安を広めに書いて早めに返す分には、相手の受け止め方は悪くなりません。つまり、年末年始の自動返信の目安は、余裕を持たせた約束として書きます。

緊急の連絡は、範囲と窓口を分けて書きます

さらに、緊急の連絡は、通常の連絡と分けて書きます。まず、緊急に当たる場面を、言葉で示します。たとえば、建設現場の設備の停止や、配送の止まり方のように、休み明けまで待てない連絡の例を挙げる形です。次に、その場合の窓口を、通常のフォームとは別に示します。

また、窓口には、会社の連絡先を書きます。個人の携帯電話の番号を出すと、休み明けの記録が残りにくくなります。一方、緊急の範囲を広く書きすぎると、通常の連絡まで緊急の窓口に集まります。そのため、範囲の例は、待てない場面に絞って書きます。

なお、休みの間に緊急の窓口を見られない会社は、その旨を正直に書きます。たとえば、返信は営業の開始日以降になる、と書く形です。見られない窓口を書くよりも、返信の時期を書くほうが、相手の段取りを助けます。

年末年始の自動返信でよくある質問

自動返信は、休みの初日に合わせて切り替えますか、と聞かれます。答えは、切り替えは休みに入る前に済ませ、休みの直前に試しの連絡で文面を確認する形です。設定の反映に時間がかかる仕組みもあるため、当日の作業にはしません。

お知らせ文と自動返信は、同じ文面でよいですか、という質問もあります。答えは、期間と再開の日時と窓口は同じ内容にし、文の長さは場所に合わせて変える形です。フォームの完了画面は短く、メールの返信は詳しく、という分け方が向いています。

休み明けに戻す作業は、いつしますか、とも聞かれます。答えは、営業の開始日の最初に、表示と設定を通常の文面へ戻す形です。戻し忘れた自動返信は、休みが終わったあとも古い期間を伝え続けます。

年末年始の自動返信は、最初の一歩

まず、自動返信が置かれている場所を一覧にします。次に、お知らせ文と並べて、期間と再開の日時と窓口を見比べます。最後に、試しの連絡を送り、届いた返信の文面を確認します。

さらに、点検した一覧は、来年の型として残しておきます。その積み重ねで、年末年始の自動返信は、毎年探し回る設定から、一覧の順に直せる設定に変わっていきます。なお、浮いた時間は、休み前の支払と納品の確認に回します。

また、休み明けには、自動返信への問い合わせの寄せられ方も見直します。次に、迷いが集まった行だけを型に足します。そのため、点検は、出す前の確認と、休み明けの見直しで育っていきます。

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