年末年始の休みに入る前に、設備や使うサービスの守りをどうするかで迷う会社があります。その迷いをほどく物差しが、保守契約の比べ方です。
実は、困りごとが起きてから慌てる会社ほど、頼み方の形を先に決めていません。連絡先はあっても、休み中に見てもらえるかどうかが決まっていない形です。
この記事では、保守契約の比べ方を、休み中の守りの軸で整理します。あわせて、年末の休み前に決めておく点検項目もまとめます。
野村證券のリテール営業で全国約7,000名中1位を4度。いまは代理店開拓で中小企業の販路をつくる会社「コミッターズ」を経営しています。川口です。
保守契約の比べ方、先に結論
先に結論です。保守契約の比べ方は、値段の並びではなく、休み中の守りの決め方で分けます。分け方は、次のとおりです。
- 都度スポットは、困りごとが起きたときに、その都度頼む形です
- 定期保守は、決めた範囲を、決めた間隔で見続ける形です
- 時間制サポートは、使う時間の枠の中で頼む形です
つまり、比べる場所は、連絡がつながるかどうかと、対象の範囲と、記録の残し方です。次に、軸の置き方から説明します。
保守契約の比べ方で使う軸は休みの守りです
まず、軸は休みの守りです。休み中は、社内の担当が減ります。そのため、平日の段取りが、そのまま休み中の段取りになるとは限りません。
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たとえば、同じ設備の困りごとでも、形が違えば、最初の電話の行き先が変わります。そのため、比べるときは、休みの日に誰へ連絡するのかから見ます。
都度スポットは、起きたときに頼む形です
まず、都度スポットです。困りごとが起きたときに、その都度、相手へ頼む形です。頼む相手は、会社の場合もあれば、個人で受けている人の場合もあります。
向く場面は、困りごとの回数が少なく、起きる時期も読めない仕事です。ただし、休み中は、相手が休んでいる場合もあります。そのため、休み中の受け付け方を、先に聞いておく形が合います。
また、個人で事業をしている人へ頼む場合は、法律の明示の決まりも関係します。フリーランスへの業務委託では、第3条で、給付の内容や報酬の額や支払期日などを、書面や電磁的方法で直ちに明示する決まりがあります。
さらに、支払期日にも線があります。第4条では、支払期日は、給付を受けた日から起算して60日の期間内に定める決まりとされています。年末に頼んだ仕事の支払いが年明けに回る場合は、この線で数え直します。
ここで迷うのは、自社の設備に、スポットと定期のどちらが合うかです。その見分け方と、休み中の連絡の決め方は、コミッターズの60分の無料相談でお答えします。
スポットで頼む前に聞く項目
次に、聞く項目です。スポットでは、頼む前の確認が、そのまま当日の動きになります。
- 1休み中に受け付ける窓口と、連絡の方法を聞きます
- 2対象になる設備と、対象にならない仕事を聞きます
- 3作業のあとに残る記録の形を聞きます
この聞き方ができると、スポットでも、休み中の動きは止まりにくくなります。なお、聞いた内容は、頼む前に書面やメールで残しておきます。
定期保守は、決めた範囲を見続ける形です
次に、定期保守です。決めた範囲の設備やサービスを、決めた間隔で見続ける形です。見回りの記録が残る点が、スポットとの大きな違いです。
別のサイトのおまかせ係長のコラム「ホームページの依頼先、制作会社・個人・自作はどれを選ぶ？」では、「都度の依頼か月額の保守など、相手によって異なる」と書かれています。
出典：おまかせ係長「ホームページの依頼先、制作会社・個人・自作はどれを選ぶ？」
つまり、保守の形は、相手ごとに決め方が違います。そのため、比べるときは、形の名前ではなく、中身の決め方を見ます。
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向く場面は、止まると仕事全体が止まる設備や、見回りの記録が取引先への説明に要る仕事です。一方で、対象の範囲が古いまま残っている契約もあります。年末は、対象の一覧が今の設備と合っているかを見直す時期です。
また、建設会社の現場事務所でも、考え方は同じです。休みの間に現場が止まっていても、設備の異常の知らせが届く先は決めておきます。
定期保守で見直す項目
さらに、見直しの項目です。定期保守では、次の項目を、休みの前に確かめます。
- 対象の設備の一覧が、今の置き場と合っているか見ます
- 休み中の連絡先が、担当の交代に合っているか見ます
- 見回りの記録の置き場が、社内で共有されているか見ます
この見直しができると、定期保守は、契約書の中だけの守りではなく、休み中の段取りになります。
時間制サポートは、使う時間で頼む形です
一方で、時間制サポートは、あらかじめ決めた時間の枠の中で、相談や作業を頼む形です。枠の残りを数えながら使う点が、ほかの形と違います。
向く場面は、困りごとの大きさがばらばらで、相談の回数が読みにくい仕事です。ただし、年末は枠の残りが少なくなりがちです。そのため、休みに入る前に、枠の残りを確かめておく形が合います。
たとえば、休み中の困りごとに枠を使う場合は、使う順番を先に決めておきます。重い困りごとから使うのか、最初の相談は枠の外で受けるのかで、当日の迷いが変わります。
なお、時間制でも、対象の範囲は決まっています。枠があることと、頼める範囲が広いことは、別の話です。そのため、範囲の書き方も、枠の残りと並べて確かめます。
休み中の連絡を一度ためす
また、決めた連絡の流れは、休みに入る前に一度ためしておく形が合います。連絡先へ短い確認の連絡を入れ、返事が返るまでの流れを見ます。
たとえば、知らせが届く先が、休み中は誰も見ない場所だった場合は、この確認で分かります。決めたつもりの段取りと、実際の届き方は、ためして初めてそろいます。
さらに、ためした結果は、一覧に書き添えておきます。届いた時刻と、返事をした人を書いておくと、休み明けの見直しで、直す場所がすぐに分かります。
なお、ためす連絡は、相手の休みの日程を聞く機会にもなります。相手の仕事納めと仕事始めを聞いておくと、自社の休みの計画と並べて見られます。
保守契約の比べ方、今日の最初の一歩
最初の一歩は、自社の守りを形ごとに書き出すことです。まず、設備や使うサービスごとに、今の頼み方の形を書きます。
次に、休み中の連絡先と、対象の範囲を書き添えます。そして、決まっていない場所には、休みの前に決める担当を書いておきます。
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さらに、その一覧は、休み明けにも見直します。休み中に起きた困りごとと、実際の動きを並べると、次の休みの守りが見えてきます。
一覧を作る場面では、営業の目も入れておきます。取引先が休み中に困ったとき、自社へ知らせが届く流れになっているかは、信用の話に直結します。守りの段取りは、社内の都合だけでなく、取引先から見た届き方でも確かめる形が合います。
この見方ができると、保守契約の比べ方は、契約の更新のときだけの話ではなくなります。休みの守りが決まっている会社は、年明けの仕事の立ち上がりも速くなります。
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参考（外部サイト）：e-Gov法令検索、www.reiwa-sogoshosha.com
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