年末の請求書は、取引先の締め日に間に合うかどうかで、年明けの入金の動きが変わります。その分かれ目になる物差しが、請求書発行の比べ方です。
実は、同じ請求書でも、郵送で送るか、電子で届けるか、相手の画面に入れるかで、届くまでの日数と控えの残り方が変わります。作り方の好みの話ではありません。
この記事では、請求書発行の比べ方を、締め日に届くかどうかの軸で整理します。あわせて、年末の休みの前に決めておく項目もまとめます。
野村證券のリテール営業で全国約7,000名中1位を4度。いまは代理店開拓で中小企業の販路をつくる会社「コミッターズ」を経営しています。川口です。
請求書発行の比べ方、先に結論
先に結論です。請求書発行の比べ方は、道具の新しさではなく、相手の締め日に届く形で分けます。分け方は、次のとおりです。
- 郵送は、紙の請求書を封筒で送る形です
- 電子交付は、請求書のデータをメールなどで届ける形です
- ポータル登録は、取引先の画面に請求書を入れる形です
つまり、比べる場所は、届くまでの日数と、送った控えの残し方と、相手が受け取れる形かどうかです。次に、軸の置き方から説明します。
請求書発行の比べ方で使う軸は締め日です
まず、軸は締め日です。年末は、取引先ごとに仕事納めの日がずれます。そのため、発行した日ではなく、相手に届いた日で段取りを見ます。
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たとえば、建設会社の出来高請求では、元請けの締め日を過ぎると、扱いが次の回に回る場合があります。そのため、比べるときは、届く速さから見ます。
また、銀行の休みも重なります。金融庁の資料では、銀行の営業所の休日として、12月31日から翌年の1月3日までが挙げられています。入金の確認が休み明けに寄る点も、段取りに入れておきます。
郵送は、紙が届く形です
まず、郵送です。紙の請求書を印刷して、封筒に入れて送る形です。相手が紙で受け取りたい会社では、この形が合います。
向く場面は、相手の経理が紙のまま処理している仕事です。ただし、年末は郵便の動きも混み合います。そのため、締め日が近い請求は、出す日を前へ寄せる形が合います。
なお、郵送では、送った控えが自社に残りにくい点に注意します。控えの写しを決めた場所に残しておくと、あとで送ったかどうかを確かめられます。
郵送で先に確かめる項目
次に、確かめる項目です。郵送では、次の項目を、出す前に見ます。
- 1宛先の部署名が今の担当と合っているか見ます
- 2締め日までに届く日程で出せるか見ます
- 3控えの写しの置き場が決まっているか見ます
この確かめ方ができると、郵送でも、年末の締め日に遅れにくくなります。
電子交付は、送った記録が残る形です
次に、電子交付です。請求書をデータで作り、メールなどで相手へ届ける形です。送った日時が記録に残る点が、郵送との大きな違いです。
別のサイトのおまかせ係長のコラム「予約・請求・問い合わせをオンライン化する手順」では、「電子データのまま保存します」と書かれています。
出典：おまかせ係長「予約・請求・問い合わせをオンライン化する手順」
つまり、届けた請求書の控えは、データのまま残す話とつながります。そのため、比べるときは、送る速さだけでなく、控えの置き方も見ます。
ここで迷うのは、自社の請求先ごとに、どの形が合うかです。その見分け方と、締め日に合わせた出し方は、コミッターズの60分の無料相談でお答えします。
向く場面は、締め日まで日が少なく、届いたことを早く確かめたい仕事です。一方で、相手がデータでの受け取りに対応していない場合は、この形は使えません。そのため、相手ごとの受け取り方を先に聞いておきます。
適格請求書の記載と保存で見る項目
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さらに、記載と保存です。国税庁のタックスアンサーでは、適格請求書等の記載事項として、作成者の氏名または名称および登録番号や、取引年月日などが挙げられています。
また、保存の期間も決まっています。保存期間は、課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間とされています。そのため、控えは、送った形のまま、探せる置き場に残します。
さらに、電子交付では、送り先のアドレスの聞き方も段取りに入ります。担当が変わった会社では、前の担当あてに送っても、経理の画面に届かない場合があります。そのため、年末の最初の請求を出す前に、届け先が今の担当かどうかを確かめる形が合います。
たとえば、届け先を確かめる連絡は、請求の案内と分けて送る方法があります。案内の文面に届け先の確認を添えておくと、相手も直しやすくなります。なお、直した届け先は、請求先の一覧にも書き換えておきます。
ポータル登録は、相手の画面に入れる形です
一方で、ポータル登録は、取引先が用意した画面に、請求書の内容を入れる形です。相手の処理の型に沿って入れる点が、ほかの形と違います。
向く場面は、元請けなど、受け取りの画面が決まっている相手との取引です。ただし、画面への登録には、相手の決めた項目と順番があります。そのため、初めての相手では、登録の手順を先に確かめる形が合います。
たとえば、建設会社の取引では、出来高の内訳を画面の項目に分けて入れる場合があります。内訳の分け方が請求書とずれていると、差し戻しになる場合があります。
なお、ポータル登録でも、控えの残し方は自社で決めます。登録した内容の控えを自社にも残しておくと、締め日のあとに内容を確かめられます。
登録前に聞く項目
また、聞く項目です。ポータル登録では、次の項目を、登録の前に聞きます。
- 締め日の時刻が何時までか聞きます
- 差し戻しの連絡がどこへ届くか聞きます
- 登録した内容の控えを取れるか聞きます
この聞き方ができると、登録の形でも、締め日の直前に慌てにくくなります。
なお、形の違いは、相手ごとに混ざる場合もあります。同じ会社でも、現場あての請求と本社あての請求で、受け取り方が違う場合があります。そのため、一覧には、会社ごとではなく、請求先の部署ごとに形を書く形が合います。
請求書発行の比べ方、今日の最初の一歩
最初の一歩は、請求先ごとに今の形を書き出すことです。まず、取引先ごとに、郵送か電子交付かポータル登録かを書きます。
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次に、相手の締め日と、届くまでの日数を書き添えます。そして、形が決まっていない請求先には、年末の前に聞く担当を書いておきます。
さらに、その一覧は、年明けにも見直します。締め日に間に合った形と、遅れた形を並べると、次の締め日の出し方が見えてきます。
一覧を作る場面では、営業の目も入れておきます。請求が締め日に届く会社は、入金の相談でも話が早くなります。発行の段取りは、経理の都合だけでなく、取引先との信用の話でもあります。
この見方ができると、請求書発行の比べ方は、道具の入れ替えの話ではなくなります。締め日に届く形が決まっている会社は、年末の請求でも慌てません。
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参考（外部サイト）：国税庁、金融庁、www.reiwa-sogoshosha.com
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