清掃代行の作業範囲、頼んだ後の書面確認と当日の検収。口約束で頼まない進め方

年末の大掃除を、代行の会社に頼む場面が増える時期です。清掃代行の作業範囲は、その場の口約束で決まりやすい部分です。実は、頼んだ側と作業する側で、範囲の受け止め方がずれたまま当日を迎える例が少なくありません。

たとえば、換気扇の清掃を頼んだつもりが、当日に浴室やトイレの追加を勧められ、断り切れずに契約が増えた、という相談が公的な窓口に寄せられています。つまり、清掃代行の作業範囲は、金額の話の前に、書面で残すかどうかで差が出ます。

この記事では、清掃代行の作業範囲を、頼んだ後に書面で確かめる項目を整理します。さらに、当日に作業を増やす場面の扱いと、作業当日の立会いと検収の進め方もまとめます。

野村證券のリテール営業で全国約7,000名中1位を4度。いまは代理店開拓で中小企業の販路をつくる会社「コミッターズ」を経営しています。川口です。

清掃代行の作業範囲は、先に結論

まず、結論です。清掃代行の作業範囲は、場所と設備、含まれる作業と含まれない作業、追加の扱いを、作業の前に書面で残すことが基本です。つまり、見積りの金額を見る前に、範囲の行をそろえる順番です。

たとえば、範囲が口約束のままだと、当日の追加の判断を、その場の空気で決めることになります。一方、範囲が書面に残っていると、追加の話が出ても、書面と比べて考える間が持てます。そのため、清掃代行の作業範囲は、頼む側が先に用意する確認として扱います。

また、仕上がりの受け止め方も、範囲の一部です。なお、汚れの種類によっては、作業をしても落ち切らない場合があります。そのため、落ち具合の目安も、範囲と一緒に聞いておきます。

清掃代行の作業範囲を書面に残す項目

まず、書面に残す項目は、場所と設備から始めます。次に、作業の内容を、含まれるものと含まれないものに分けます。さらに、追加の扱いと、当日の連絡の付け方を添えます。

別のサイトのおまかせ係長のコラム「外注の見積書の見かたと確認項目を質問と答えで整理」では、見積書は「何を、いくらで、いつまでに、どこまでやるのか」の点を見ると書かれています。

出典：おまかせ係長「外注の見積書の見かたと確認項目を質問と答えで整理」

清掃の見積りでも、この見方はそのまま使えます。つまり、金額の行だけでなく、どこまでやるのかの行を見る形です。なお、範囲の行が細い見積りほど、当日の行き違いは起きやすくなります。

場所と設備は、名前と状態で残します

まず、場所は、部屋の名前だけでなく、設備の名前まで書きます。たとえば、台所の換気扇とシンク、浴室の浴槽と壁、という分け方です。次に、気になる汚れの場所は、作業の前に写真で残しておきます。さらに、設備の傷や古さがある場所も、写真と一緒に伝えます。

また、建設会社の事務所や、引き渡し前の現場の清掃では、場所の書き方がもう少し細かくなります。たとえば、養生が残る場所や、触らないでほしい資材の置き場所を、範囲の書面に添える形です。一方、現場の清掃では、鍵の受け渡しと立会いの有無も、範囲と同じ書面に書いておきます。

含まれない作業も、同じ書面に書きます

次に、含まれない作業も、含まれる作業と同じ書面に書きます。たとえば、家具の移動や、不用品の処分や、高所の外側の窓は、範囲の外になりやすい作業です。さらに、汚れの落ち具合についても、素材の劣化で落ち切らない場合があることを、先に聞いて書いておきます。

また、傷や故障があったときの扱いも、この段階で聞きます。たとえば、作業の前にあった傷と、作業のあとに見つけた傷を、写真で分けられるようにしておく形です。なお、補償の扱いは会社ごとに違いますので、聞いた内容を書面の行に残します。つまり、清掃代行の作業範囲は、やる作業とやらない作業の両方で決まります。

当日に作業を増やすときの扱い

まず、当日に追加の作業を勧められた場合は、その場で決めない形が基本です。国民生活センターの注意喚起でも、作業当日に追加の契約を勧められても、その場で決めないことが挙げられています。次に、追加する場合は、理由と範囲と、変更後の金額を書面で受け取ってから判断します。

さらに、頼む側の記録も残します。たとえば、追加の話が出た時刻と、誰からどの場所を勧められたかを、メモに残す形です。一方、売る側の会社にとっても、追加の書面を出す型がそろっているほど、当日の説明は短くなります。

なお、自宅で訪問を受けて契約した場合は、訪問販売のクーリング・オフの対象になる場合もあります。東京都の消費生活の案内では、その期間は契約書面を受け取った日を含め8日間とされています。線引きの詳しい話は別の案内で扱われていますので、ここでは、書面を受け取った日の記録を残す話に留めます。

当日の立会いと検収の進め方

まず、作業の当日は、始める前の立会いから進めます。範囲の書面を作業する側と読み合わせ、写真で残した汚れの場所と、触らないでほしい場所を、その場で指さして確かめます。次に、鍵の受け渡しと、作業の途中で連絡を付ける方法も、始める前に決めます。

さらに、作業の途中は、立会いの担当が判断の窓口になります。たとえば、追加の話が出た場合は、担当が範囲の書面と比べて判断し、決めた内容は書面に足してから作業に移ります。一方、立会いができない日は、判断を電話で受けるのか、当日は追加を受けないのかを、先に決めておきます。

また、作業の後は、検収の時間を作業日の中に組み込みます。検収では、範囲の行ごとに場所を見て回り、済んだ場所と、落ち具合が目安と違った場所を分けます。なお、違った場所は、その場で具体的に伝えます。時間がたつほど、作業の前後の切り分けは難しくなるためです。

たとえば、建設の引き渡し清掃では、この検収が、施主への引き渡し前の最後の確認になります。そのため、発注する側の検収の担当と時間を、作業の予約の段階で押さえておきます。つまり、清掃代行の作業範囲は、書面で決めて、立会いで合わせ、検収で見届ける流れで効いてきます。

さらに、検収の結果は、記録に残します。たとえば、済んだ場所の一覧と、残した相談ごとを、書面の余白やメールで残す形です。一方、記録がない検収では、後日に話が戻ったとき、どちらの記憶も確かめられません。そのため、検収は、見る作業と残す作業の両方で進めます。

清掃代行の作業範囲でよくある質問

見積りは、1社だけでもよいですか、と聞かれます。答えは、公的な注意喚起でも、複数社から見積りを取り、内容や金額を検討することが挙げられています。範囲の書き方を比べるだけでも、会社の違いは見えてきます。

仕上がりに納得できない場合は、どうしますか、という質問もあります。答えは、作業の直後に、範囲の書面と写真を見比べ、違った場所を具体的に伝える形です。時間がたつほど、作業の前後の切り分けは難しくなります。

引き渡し清掃も、同じ書き方でよいですか、とも聞かれます。答えは、場所と設備と追加の扱いは同じ型で書けます。ただし、現場の清掃では、立会いの有無と鍵の扱いと、残すものの指定を足す形です。

清掃代行の作業範囲は、最初の一歩

まず、頼みたい場所と設備を、名前の一覧にします。次に、含まれる作業と含まれない作業を分けて、見積りの書面に入っているかを見ます。最後に、当日に追加の話が出たときの決め方と、立会いと検収の担当と時間を、書面の行に足します。

さらに、この確認の型は、来年の大掃除でもそのまま使えます。その積み重ねで、清掃代行の作業範囲は、その場の口約束から、翌年も見返せる記録に変わっていきます。なお、浮いた時間は、事務所や自宅の片付けそのものに回します。

また、作業が終わったあとは、書面どおりに進んだかも見直します。次に、行き違いが起きた行だけを型に足します。そのため、確認の型は、頼むたびに少しずつ育っていきます。

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