紹介のお礼連絡の書き方。送るタイミングと入れる項目4つ、経過報告の型

紹介を受けたあとに後回しになりやすい仕事のひとつが、紹介のお礼連絡です。相手との商談の段取りに気を取られて、紹介者への一報が遅れるからです。そのため、お礼が遅れると、紹介者は渡した話がどうなったか分からないままになります。

実は、お礼で伝える中身は決まっています。紹介への感謝と、相手に連絡したことと、次にどう進むかです。つまり、この3つがそろえば、紹介者は安心して話を預けられます。

この記事では、紹介のお礼連絡の書き方を整理します。送るタイミングと入れる項目に加えて、商談の途中と結果を伝える経過報告の型までまとめます。

野村證券のリテール営業で全国約7,000名中1位を4度。いまは代理店開拓で中小企業の販路をつくる会社「コミッターズ」を経営しています。川口です。

紹介のお礼連絡、先に結論

先に結論です。紹介のお礼連絡は、結果が出てからまとめて送るものではありません。紹介を受けた直後に一報を入れ、商談の途中と結果で改めて伝えるものです。

• 紹介を受けた直後に、紹介者へ一報を入れる
• お礼に入れる項目を先に決める
• 商談の途中でも、進み具合を伝える
• 結果は、よい話でも違う話でも伝える

つまり、大事なのは文面の立派さではありません。紹介者が知りたい順番に、早く伝えることです。

また、お礼は長いほど丁寧なものではありません。紹介者が知りたいのは、話がつながったかどうかと、次にどうなるかです。この2つが見える形が、連絡の出来を決めます。

なお、商談が進んでから慌てて書くと、最初の感謝が薄くなります。受けた直後の一報を型にしておくのが、紹介のお礼連絡の進め方です。

紹介のお礼連絡、送るタイミングと入れる項目

まず、送るタイミングを決めます。お礼は、紹介を受けた直後が基本です。次に、相手へ連絡したら、そのことも紹介者へ伝えます。

送るタイミングは紹介を受けた直後

まず、紹介者への一報は、相手と話す前でも送ります。話がつながったことと、相手へ連絡する段取りだけでも、紹介者は状況をつかめます。一方で、結果が出るまで待つ形では、紹介者は長い間、何も知らされないままになります。

さらに、相手への連絡も早めに動きます。紹介を受けた話は、時間が空くほど先方の熱も下がります。そのため、相手への最初の連絡と、紹介者への一報は、セットで段取りします。

なお、筆者は、紹介を受けたときに、紹介者への一報を最初の仕事に置いています。一報の型が決まっていると、商談の段取りに追われても漏れません。

また、一報は短くて構いません。つながったことと、相手へ連絡する段取りだけでも、紹介者は先を読みやすくなります。一方で、長い文面を作ろうとして送るのが遅れる形は、本末が逆になります。そのため、一報は速さを先に置きます。

紹介のお礼連絡に入れる項目

次に、入れる項目を決めます。紹介者へのお礼に入れる項目は、紹介への感謝、相手に連絡したこと、これからの段取り、結果は改めて伝える約束の4つが基本です。項目が決まると、文面を考える時間も短くなります。

また、相手への連絡では、紹介者から伺った話であることを最初に伝えます。どなたの紹介かが見えると、相手も話の入口をつかめます。なお、相手への文面では、売り込みの言葉は後ろに置きます。最初に伝えるのは、つないでもらったことへの感謝です。

たとえば、建設会社の取引先から別の会社を紹介された場合（仮の例です）は、先に紹介者へお礼の一報を入れます。次に、相手へ連絡して段取りを決め、その進み具合を紹介者へ伝えます。この順番があると、紹介の話がどこかで止まりません。

紹介者への経過報告の型

経過報告は、商談が終わってから出すものではありません。途中でも、決まったことが少なくても、進み具合を伝えるものです。

別のサイトのはじめて商店街のコラム「小さな事業の販路は？店舗・ネット・紹介・代理店を比べる」では、紹介は信頼関係が購入の決め手になる販路で、紹介を受けたあとの御礼も大切だと書かれています。

出典：はじめて商店街「小さな事業の販路は？店舗・ネット・紹介・代理店を比べる」

つまり、お礼と経過報告は、紹介という販路を続けるための仕事です。報告がある紹介者は、次の話も預けやすくなります。逆に、報告がないと、紹介者は預けた話の行方を聞く立場になります。

経過報告に入れる項目

経過報告の型は、いまの進み具合、決まったこと、次に動くことの3つです。商談の途中では進み具合を中心に書き、結果が出たときは決まったことを最初に書きます。型が同じだと、紹介者は前の報告と比べて読めます。

また、結果が違う形になったときも、報告は省きません。話が合わなかった理由を短く添えて伝えると、紹介者は次の紹介の当て方を考えられます。そのため、よい結果のときだけ伝える形は、型として残しません。

特に、相手の事情を詳しく書きすぎる報告にはしません。相手だけが知る事情や、決まっていない条件は、紹介者へそのまま渡す話ではありません。伝えるのは、自社の動きと決まった結果までに絞ります。

さらに、経過報告の記録は、自社のメモに残します。記録があれば、次の紹介を受けたときも、同じ順番で伝えられます。逆に、記録がないと、伝えたかどうか自体を思い出すところから始まります。

紹介のお礼連絡、迷うところの確かめ方

紹介のお礼連絡で迷うのは、どこまで詳しく伝えるかです。詳しくするのは、紹介者の判断に触れる部分だけです。自社の動きと結果は具体的に書き、相手の事情は型の文で済ませます。

また、相手への連絡と紹介者への連絡は、文面を使い回しません。相手には段取りを、紹介者には進み具合を伝える形に分けます。一方で、土台になる事実は同じです。そのため、元のメモをひとつにしておくと、2つの文面がずれません。

よくある質問

まず、「結果が出てからまとめて伝えればよい？」と聞かれます。答えは、まとめてにはしない、です。受けた直後の一報と、途中の経過と、結果の報告に分けて伝えます。

次に、「話が合わなかったときも伝える？」と聞かれます。答えは、合わなかったときも伝える、です。結果と短い理由を添えると、紹介者は次の当て方を考えられます。

最後に、「お礼の品物は用意する？」と聞かれます。答えは、品物ありきにはしない、です。まず連絡で感謝と経過を伝えることを基本にし、品物は相手先の決まりに触れない場合だけ考えます。

紹介のお礼連絡、今日からできる最初の一歩

報告の相手をそろえる考え方は、相談の窓口をひとつにする記事でも紹介しましたが、お礼の連絡でも同じで、経過を伝える相手と順番が決まっていると報告が漏れません。

今日できる一歩は、お礼に入れる項目を型として書き出すことです。次に、紹介を受けたときの段取りに、紹介者への一報を最初に入れます。最後に、経過報告の型を使い、結果まで伝える約束を守ります。

なお、迷ったときは、一報が入っていない紹介から確かめます。一報が漏れた紹介は、そのあとの経過も伝わっていないことが多いです。このように、お礼の連絡は、文面の仕事ではなく、順番を決める仕事です。

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筆者の記事：川口忠大のnote

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