売掛金の回収手段の比べ方は、年末に未入金の請求が残ると、急に重たい話になります。電話で催促する形もあれば、文書で残す形もあり、裁判所の手続きを使う形もあります。
実は、手段そのものに良い悪いはありません。違いが出るのは、相手にどう届くかと、何が記録に残るかです。軽い手段から始める会社もあれば、記録を先に固める会社もあります。
この記事では、売掛金の回収手段を比べる軸を1つに決めます。軸は、相手にどう届き、何が記録に残り、次にどうつながるかです。そのうえで、電話と文書、内容証明、支払督促の4つを比べます。
野村證券のリテール営業で全国約7,000名中1位を4度。いまは代理店開拓で中小企業の販路をつくる会社「コミッターズ」を経営しています。川口です。
売掛金の回収手段、先に結論
先に結論です。売掛金の回収手段は、強い順に並べるのではなく、相手との関係と、残したい記録で分ける形が合います。
- まず、電話は、事情を聞きたい相手へ使います
- 次に、文書は、請求の事実を残したい相手へ使います
- また、内容証明は、送った内容を証明したい相手へ使います
- 最後に、支払督促は、裁判所の手続きへ進める相手へ使います
つまり、比べる物差しは、届き方と記録の残り方です。なお、順位は付けません。未入金の理由が相手ごとに違うためです。
電話と文書、軽い手段の届き方
まず、電話です。電話は、その場で相手の事情を聞ける形が特徴です。入金が遅れている理由が、単なる出し忘れなのか、資金の都合なのかで、次の動きが変わります。
向く場面は、取引が続いている相手と、初めて遅れた相手です。話す内容は、請求の金額と期日と、支払予定日の確認に絞ります。予定日を具体的に聞けたかどうかが、電話の成果です。
ただし、電話だけでは記録が残りません。話した内容と約束した日は、その日のうちに自社のメモに残します。メモがない電話は、後で言った言わないの話に戻ります。
文書は請求の事実を自社に残す形です
次に、文書です。請求書の再送と、支払いを求める文書は、金額と期日と振込先を、改めて文字で示す形です。
向く場面は、電話で連絡が付かない相手と、担当者が替わった相手です。一方で、文書そのものは自社が出した記録です。相手に届いたかどうかと、文面そのものを第三者が証明する形ではありません。
別のサイトのおまかせ係長のコラム「予約・請求・問い合わせをオンライン化する手順」では、「請求書を電子データで作って送り、控えの保存と入金の確認まで電子上で管理する流れです」と書かれています。手段を選ぶ前に、請求と入金確認の記録をそろえる見方が土台になります。
出典：おまかせ係長「予約・請求・問い合わせをオンライン化する手順」
また、文書を出すときは、請求の根拠をそろえます。注文書と納品の記録と請求書の控えがそろっていると、文面に書く金額と期日に迷いがなくなります。
内容証明と支払督促、公的な記録の届き方
次に、内容証明です。内容証明は、一般書留の郵便物について、その内容文書を証明するサービスです。
日本郵便の案内では、いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって証明する制度とされています。内容証明の加算料金は480円です。
ただし、証明されるのは内容文書の存在です。文書の内容が真実であるかどうかは、証明の対象ではありません。そのため、請求の金額そのものは、契約と納品の記録で裏づける形が残ります。
また、差し出した謄本は、差出郵便局に保存されます。差出人は、差し出した日から5年以内に限り、保存されている謄本の閲覧を請求できます。
なお、どの手段から始めるかに迷うときは、コミッターズの60分の無料相談でお答えします。決める材料は、相手との取引の続き方と、残したい記録の形です。
支払督促は裁判所の書類審査で進む形です
次に、支払督促です。支払督促は、金銭の支払を求める場合に使える、簡易裁判所の手続きです。申立ては、相手の住所地を管轄する簡易裁判所の裁判所書記官へ行います。
裁判所の案内では、支払督促は書類審査で進み、審理のために裁判所へ来る必要はない形とされています。相手に支払督促が届くと、送達日の翌日から2週間、相手は督促異議の申立てができます。
異議の申立てがないときは、仮執行宣言の申立てへ進めます。仮執行宣言の申立ては、申立てができるときから30日以内に行わないと、支払督促は効力を失います。
一方で、相手から異議の申立てがあると、手続きは通常の訴訟へ移ります。さらに、強制執行の手続きは、支払督促とは別の手続きです。そのため、支払督促は、最後まで進んだ場合の姿を先に見てから使う形が合います。
売掛金の回収手段、比べる軸に戻る
そのうえで、軸に戻ります。軸は、相手にどう届き、何が記録に残り、次にどうつながるかです。
比べるときは、次の順に聞きます。
- 未入金の理由を、相手から聞けているか
- 請求の金額と期日を、文字で示したか
- 送った内容を、第三者に証明してほしいか
- 裁判所の手続きへ進める段階か
この順で聞くと、手段は相手ごとに決まります。たとえば、建設会社なら、出し忘れの元請けには電話、担当が替わった取引先には文書、連絡が付かない相手には内容証明という分け方が出ます。
さらに、分け方は年末のうちに決めます。年を越してから手段を考え始めると、相手の会社の休みと重なり、最初の連絡そのものが遅れます。そのため、未入金の一覧に、相手ごとの手段を書いて残します。
ただし、手段を重ねすぎると、相手との取引まで壊れます。そのため、手段を一段上げる前に、電話で事情を聞く場面を残します。回収の段取りは、入金と取引の両方を残す形で組みます。
売掛金の回収手段、今日からできる最初の一歩
今日できる一歩は、未入金の請求を手段ごとに分けることです。
- 1未入金の請求を、相手ごとに一覧にします
- 2電話で聞く相手と、文書を出す相手に分けます
- 3記録を公的に残す相手は、内容証明と支払督促の欄に分けます
この一覧ができると、回収は、年末の焦りではなく段取りの仕事になります。どの相手に何が届いたかが残るため、年明けの連絡も同じ記録から続けられます。そのため、売掛金の回収手段は、年末の資金の見通しを立てる設計として決める形が合います。
請求書を電子で送る場面の保存の話は、別の記事で整理しています。請求の控えを残す型として、あわせて読めます。
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参考（外部サイト）：裁判所、日本郵便、www.reiwa-sogoshosha.com
※一般的な解説です。個別のケースは顧問税理士・社会保険労務士・弁護士などの専門家にご相談ください。
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