紹介のフォローメールをMuseで作るとき。同意の確認3点と下書きの線引き

「お客様を紹介してもらった相手に、フォローのメールを書きたい」。紹介のフォローメール、作る前に止める場所があります。社長から、よく聞かれる相談です。

実は、危ないのは文章の上手さではありません。相手の連絡先を、同意の確認なしに材料へ入れることです。たとえば、名刺の写真をそのまま渡す動きです。

また、フォローの文面は、紹介者への報告も兼ねます。雑な文面は、紹介した側の信用にも響きます。さらに、同意のない紹介は、相手に迷惑をかけます。知らない会社から連絡が来る形になるからです。

この記事では、同意の確認の順番を整理します。さらに、下書きに任せる範囲と、人が書く範囲も分けます。

野村證券のリテール営業で全国約7,000名中1位を4度。いまは代理店開拓で中小企業の販路をつくる会社「コミッターズ」を経営しています。川口です。

紹介のフォローメール、先に結論です

• Museは、MetaのパーソナルAIエージェントです。日本では、2026年10月23日から使えます。
• また、文面の下書きは、任せやすい仕事です。
• 一方、連絡先を渡す同意の確認は、人が先に行います。
• さらに、送る前の承認も、人が持ちます。

つまり、順番が大切です。まず同意を確かめて、次に下書きを作ります。順番を逆にすると、文面だけが先に完成します。

なお、筆者は、AIごとに担当を分けています。Museは実行と管理の担当です。下書きは先に見せてもらい、筆者が承認してから送る決まりです。紹介のフォローメールでも、同じ線引きを使います。

また、建設まわりの紹介では、話が早く進みます。現場の都合で、日程の話が先に走るからです。そのため、文面の前に、同意と約束の線引きが効きます。

なお、型を持つ会社は、紹介への返信が速くなります。速さは、紹介者への礼儀にもなります。また、フォローメールは、紹介の直後に送る文です。時間が空くほど、相手は経緯を忘れます。そのため、下書きの型を先に持つ意味があります。

紹介のフォローメールで、同意はどう確かめますか？

まず、確認は3点です。誰に、何を、何のために渡すのかを聞きます。

個人情報保護法第27条では、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならないとされています。そのため、紹介先へ連絡先を渡す動きも、同じ決まりで見ます。

また、会社の担当者の連絡先も、個人情報です。会社そのものの情報とは、扱いが違います。なお、同意を取る相手は、連絡先の本人です。紹介を頼んだ人ではありません。

個人情報保護委員会は、令和5年6月2日の注意喚起を出しています。その中では、利用目的に必要な範囲かを確認するよう求めています。

さらに、提供先の示し方にも、考え方が出ています。委員会のFAQでは、提供先を個別に明示することまでは求められないとされています。一方で、想定される提供先の範囲や属性を示すことは望ましいとされています。

ただし、紹介の場面では、相手の会社名を伝えるほうが自然です。誰に渡るか分からないままでは、本人も判断できません。

たとえば、聞き方は短くします。「○○社の△△さんに、□□さんのお名前と連絡先をお伝えして、相談のご連絡をしてもらってもいいですか」という文です。この文には、誰に、何を、何のために、の3点が入ります。

なお、返事がないまま送る形は避けます。沈黙は、同意とは読みません。

同意の流れと、確かめる順番

まず、同意の流れは、短く決めておきます。

たとえば、建設会社の社長（仮の例です）を考えます。取引先の担当者を、建材の会社へ紹介する場面です。まず、担当者本人に一言を送ります。次に、返事が来てから、連絡先を渡します。なお、同意の返事は、紹介の記録と一緒に残します。あとで、誰に渡したかが分かります。

紹介営業の型の記事でも紹介しましたが、紹介は、信用を借りる動きです。同意を飛ばすと、借りた信用をその場で使ってしまいます。

別のサイトの代理店ってなんぼのもん?のコラム「販売代理店・取次店・紹介・フランチャイズの違い」では、「紹介は、買い手と売り手を引き合わせることが役割の形です」と書かれています。つまり、フォローメールは、引き合わせの続きを担う文です。

出典：代理店ってなんぼのもん?「販売代理店・取次店・紹介・フランチャイズの違い」

下書きに任せる範囲と、人が書く範囲

次に、下書きに任せるのは、文の型です。あいさつ、紹介の経緯、相談の入口までは任せられます。

一方、人が書くのは、約束にあたる言葉です。日程の確定や、条件の言い切りは人が書きます。

また、筆者は、秘密情報をチャットに貼らない前提で運用しています。相手の連絡先は、材料に入れません。名前を外した見本で試す形にします。

さらに、下書きの材料は、公開情報で組みます。商材の公開ページと、自社の紹介文です。相手の名前や、前のやり取りの文章は入れません。

また、下書きの直しは、消す作業が中心です。足りない言葉を足すより、言い切った言葉を弱めます。

なお、型は、相手ごとに崩します。全員に同じ文を送ると、紹介の経緯が見えなくなります。

また、返信の下書きも同じ線引きです。お礼の文面は任せられます。一方、日程の候補を出す場面では、人が予定を見ます。

なお、出来た文は、声に出して読みます。約束に見える言い回しがあれば、決めた言い方に戻します。

紹介のフォローメールで、よくある質問を3つ

まず、「同意は口頭でもいいですか」と聞かれます。答えは、口頭でも取れます、です。ただし、あとで確かめられる形が残るほうが安心です。そのため、返信が残る聞き方を使います。メールで聞く形なら、返事がそのまま記録になります。さらに、口頭で取ったときは、その場でメモに残します。

次に、「Museに連絡先を入れて下書きを作っていいですか」と聞かれます。答えは、入れないでください、です。同意は、連絡先を渡す相手への提供の話です。AIの材料にする話とは、別に考えます。材料にする情報は、公開情報と、名前を外した見本に限ります。

最後に、「フォローメールは送るまで任せていいですか」と聞かれます。答えは、下書きまでです。送信は、人が文面を見てから行います。なお、紹介者への報告も、同じ線引きで書きます。送信の前の確認は、宛先の見直しも含みます。

紹介のフォローメール、今日からできる最初の一歩

まず、同意を聞く一言を、メモに登録してください。次に、その一言を使ってから、下書きを頼みます。

出来た文は、約束の言葉を先に直します。紹介のフォローメールは、文章の速さより、同意の順番で信用が決まります。

なお、この順番は、紹介のあとの報告にも使えます。同意を取った記録があると、紹介者への報告も短く書けます。

また、型と一言の例文は、チームで共有します。担当が変わっても、同意の順番は変わりません。その一言が、次の紹介を呼びます。

Museについて気になることは、遠慮なく聞いてください。

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情報サイトのトップ：ENERGY BANK（系統用蓄電池の情報サイト）

参考（外部サイト）：about.fb.com、個人情報保護委員会、個人情報保護委員会（2）、官公庁

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