代理店会議の案内文は年始の前に。実績報告を見せる順番と出し方

代理店会議の案内文は、年始のキックオフの前に整える書面です。代理店が集まる場ほど、案内の書き方で当日の動きが変わります。

実は、代理店会議の案内文でつまずく原因は、文面の上手さではありません。目的と進め方が書かれておらず、集まった後に話が散らかることです。たとえば、前年の実績の話と、来年の進め方の話が、順番なく混ざる場面です。

この記事では、代理店会議の案内文に入れる項目を整理します。さらに、前年の実績報告を代理店へ見せる順番と、個人名や連絡先を出すときの線引きも書きます。なお、会議を開くのは本部の側で、売る現場の進め方は代理店の側が持ちます。

野村證券のリテール営業で全国約7,000名中1位を4度。いまは代理店開拓で中小企業の販路をつくる会社「コミッターズ」を経営しています。川口です。

代理店会議の案内文、先に結論です

• まず、案内文には、集まる目的と、当日の進め方を先に書きます。
• また、出欠の返事をもらう日と、事前に読む資料を添えます。
• さらに、実績報告は、全体の集計から見せて、個別の話は本人だけに渡します。
• 一方、お客様の氏名や連絡先は、原則として資料に出しません。

つまり、代理店会議の案内文は、集まりの知らせではありません。当日の話の順番を、先に決めておく書面です。

なお、年末は代理店の側も忙しい時期です。建設まわりの商材では、年末は工事の追い込みで、年始の現場の段取りも重なります。そのため、案内を出す時期そのものも、段取りに入れます。さらに、質問を事前に集める形にすると、当日のやり取りが短くなります。

代理店会議の案内文に入れる項目です

まず、項目は、目的、進め方、実績の見せ方、返事の出し方の順です。

1. 1まず、集まる目的を書きます。来年の進め方を決める場か、実績を振り返る場かで、集まる人の準備が変わります
2. 2次に、当日の進め方を書きます。実績の報告、数字の見せ方の確認、来年の進め方の話し合いという順番です
3. 3また、事前に読む資料を添えます。前年の実績の集計と、来年の進め方の案です
4. 4最後に、出欠の返事をもらう日と、質問の窓口を書きます。返事の形がそろうと、人数の読み違いが減ります

たとえば、従業員が数人の会社（仮の例です）が、建設系の商材を代理店経由で売る場面を考えます。年始の集まりでは、現場の段取りの話が先に出やすい形です。この形では、案内文の段階で話す順番を示すと、実績の話が後回しになりません。

なお、案内文の書き方にも、小さな工夫が要ります。まず、件名に集まりの名前と、決める話を入れます。次に、本文の最初に、目的を短く置きます。また、参加してほしい人を、役職ではなく役割で示します。たとえば、現場の話を持つ人と、数字を持つ人を分ける書き方です。さらに、欠席のときの扱いも書いておきます。資料だけ渡すのか、後で説明の場を持つのかです。そのため、案内文は、出す前に読み直す価値があります。読み直す観点は、目的、順番、返事の形の三つです。

実績報告の見せ方を、代理店会議の案内文とそろえます

まず、実績報告は、全体の集計から見せます。地域や商材ごとの動きを次に置き、個別の話は最後に回します。

次に、数字の出し方をそろえます。集計のもとになった資料と、数字の範囲が分かる形です。なお、見込みの数字と、確定した数字は分けて書きます。

また、数字の見せ方も、資料の構成で決まります。別のサイトの代理店ってなんぼのもん?のコラム「代理店の手数料とインボイス、控除が70%になって何が違う？」では、登録している代理店と、していない代理店の違いを、比べる点をそろえた表で整理していると書かれています。

出典：代理店ってなんぼのもん?「代理店の手数料とインボイス、控除が70%になって何が違う？」

実績の資料でも、比べ方は同じです。全体の集計、地域や商材ごとの内訳、条件の違いで意味が変わる数字への注記、という順で並べます。さらに、数字の横には、もとにした資料と、集計の範囲を添えます。その形なら、読む人は、数字の大きさだけでなく、数字の意味まで追えます。なお、手数料のような条件つきの数字は、注記なしで並べない形が安全です。

お客様の情報を出すときの線引きです

まず、お客様の氏名や連絡先は、実績の資料に原則として出しません。集計の形で見せれば、実績の話は成り立つためです。

次に、施工の事例を出すときは、許可の確認が先です。建設系の商材では、現場の写真やお客様の名前が、そのまま事例になります。ただし、個人データを第三者へ渡す形になる場合は、話が変わります。個人情報保護法第27条では、法令に基づく場合などの例外を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならないと定められています。

また、資料の渡し方にも線引きが要ります。同法第23条では、個人データの漏えいなどの防止のために、必要かつ適切な措置を講じることが定められています。そのため、資料の持ち帰りや転送の扱いは、会議の前に決めておきます。

さらに、数字の正確さも見る場所です。同法第22条では、個人データを正確かつ最新の内容に保つことと、利用する必要がなくなったときは遅滞なく消去するよう努めることが定められています。古い名簿の入った資料を、そのまま使い回す形は避けます。

代理店会議の案内文で迷う場面です

まず、実績の順位だけを見せる場面です。答えの方向は、順位よりも、動きの理由を見せる、です。地域や商材ごとの動きが分かると、来年の進め方につながります。

次に、案内を出すのが遅れる場面です。代理店の側は、年始の現場の予定を先に決めていきます。そのため、案内が遅れると、出席の顔ぶれがそろいません。

また、その場で決めさせる場面です。進め方の案は、持ち帰って考える時間を置く形が安全です。なお、決める日を案内文に書いておくと、後のやり取りが短くなります。

よくある質問

まず、「案内文は、知らせだけでよいですか」と聞かれます。答えは、目的と進め方まで書く、です。知らせだけでは、当日の準備が人ごとにばらつきます。

次に、「実績は、細かく分けて見せますか」と聞かれます。答えは、全体の集計から始め、個別の話は本人だけに渡す、です。その形なら、比べる話と、個人の話が混ざりません。

最後に、「事例の写真は、そのまま使えますか」と聞かれます。答えは、許可を確かめてから使う、です。お客様の情報が入る写真は、実績の数字とは別の扱いになります。

年始の動き出しを決める、最初の一歩です

まず、代理店会議の案内文の下書きを作ってください。次に、目的と進め方を、短い文で入れます。

さらに、実績の資料を、集計の形に直します。代理店会議の案内文は、集まりの飾り付けではありません。年始の売る動きを、そろえて始めるための書面です。

なお、決めた進め方は、出席できない代理店にも同じ形で渡しておきます。聞く人によって話が変わる状態を、年始の前に直すためです。

また、当日に出た質問と答えは、控えとして残しておきます。次の集まりでは、その控えが最初の物差しになります。

このように、案内の準備は地味な作業です。ただし、その地味さが、年始の動き出しの速さを支えます。

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