年末調整の案内文をMuseで作る。申告書4種と提出物の確認4手順

年末が近づくと、社員からの質問が同じ場所に集まります。社内に出す年末調整の案内文、出す前に決めることがあります。申告書の名前が多く、提出物の名前も長いため、案内文の書き方で集まり方が変わります。

そこで、案内文の下書きと、提出物のチェックメモ作りをMuseに手伝ってもらう方法を考えます。Museは、2026年10月23日から日本でも使えるようになりました。ただし、下書きを作ることと、控除が当てはまるかを決めることは別の話です。

この記事では、年末調整の案内文でMuseに頼める範囲と、人が残す判断を整理します。特に、税額の計算や、制度が当てはまるかの適用の判断は、AIには任せません。なお、迷う行は、顧問税理士に確かめる形にしています。

野村證券のリテール営業で全国約7,000名中1位を4度。いまは代理店開拓で中小企業の販路をつくる会社「コミッターズ」を経営しています。川口です。

年末調整の案内文、先に結論

まず、結論を3つに分けます。1つ目は、案内文の下書きと、提出物のチェックメモ作りはAIに頼んでよい、という点です。2つ目は、申告書の名前と提出の期限は、国税庁の案内で確かめる、という点です。3つ目は、控除の適用と税額の判断はAIに任せず、人が残す、という点です。

つまり、AIの答えは下書きです。そのまま社内に回す文にはしません。案内の土台があると、人は名前と期限の確かめに集中できます。一方で、下書きの名前が古いときは、人が直す前提で使います。そのため、年末調整の案内文は、速さよりも、確かめる場所が分かる形で残すことが大切です。

表の形で残す理由も、ここにあります。表なら、申告書ごとに、出す人と添える物を並べられます。また、迷う行に印を付けられます。この印の行が、税理士への質問の材料になります。逆に、文章だけで回すと、迷う場所が埋もれます。そのため、チェックメモは、表の形で残します。

年末調整の案内文、Museに頼める範囲と残す判断

では、頼める範囲から見ていきます。年末調整の案内文は、大きく3つの段に分かれます。名前をそろえる段と、メモを作る段と、決める段です。このうち、AIに向くのは、はじめの2つの段です。

申告書の名前をそろえる段

まず、国税庁の令和8年分の案内で、申告書の名前をそろえます。次に、名前ごとに、出す人と添える物を書き出します。さらに、会社の締切を、案内文の目立つ場所に置きます。たとえば、名前は、扶養控除等（異動）申告書、基礎控除申告書、保険料控除申告書、住宅借入金等特別控除申告書のように並びます。

ただし、基礎控除申告書は、配偶者控除等や特定親族特別控除や所得金額調整控除の申告書と兼用の様式です。そのため、名前を短くしすぎると、出す人が迷います。また、住宅の申告書は、対象になる人だけに出す物です。この最初のそろえ方が、案内全体の土台になります。

役員報酬は年に一度のイベントで、期の途中の変更には決まりがある、という記事でも紹介しましたが、年末調整も同じです。年に一度の精算だからこそ、名前と期限の土台を先にそろえます。そうすると、決める人は、迷う行だけを見られます。

チェックメモの段と、人が決める段

次に、チェックメモの段です。申告書ごとに、受け取ったかどうかと、添える物があるかどうかの欄を作ってもらいます。また、名前の書き方がぶれている行に、印を付けてもらいます。ただし、これはメモ作りの話です。控除が当てはまるかどうかは、家族の状況と所得の見込みで変わります。そのため、印の行は、人が原本と見比べます。

別のサイトの控除さがし探偵団のコラム「令和8年分の年末調整、流れと必要書類を整理」では、年末調整について「年末に1年分の税額を正しく計算し、徴収済みの税額との差額を徴収または還付して精算します」と書かれています。

出典：控除さがし探偵団「令和8年分の年末調整、流れと必要書類を整理」

精算の考え方は、ここでも使えます。まず、申告書を受け取ります。次に、内容を確かめます。最後に、12月に行う精算へ進みます。この順番が、年末調整の案内文でもそのまま使えます。

年末調整の案内文をMuseで作る4手順

では、実際に頼む手順を4つにまとめます。頼むのは、下書きとメモ作りまでです。決める段は、手順の外に置きます。

1. 1まず、国税庁の案内で、申告書の名前をそろえる
2. 2次に、申告書ごとに、出す人と添える物を並べてもらう
3. 3さらに、会社の締切を、案内文の目立つ場所に置く
4. 4最後に、迷う行だけを、顧問税理士への質問メモに移す

たとえば、保険料の証明書を添える申告書では、添える物の名前が案内文に出ます。一方で、同じ名前でも、年によって様式が変わるときがあります。そのため、名前と様式は、人が国税庁の案内で見比べます。この見比べが、案内文作りの本体です。

年末調整の案内文、提出物のメモと入れる情報

提出の期限の書き方も決めておきます。扶養控除等（異動）申告書は、毎年最初に給与の支払を受ける日の前日までに出す物です。また、ほかの申告書は、その年の最後に給与の支払を受ける日の前日までに出す物です。ただし、会社がこれより前に締切を設けているときは、その締切が先に来ます。そのため、案内文には、会社の締切をそのまま書きます。

また、社員の家族の状況や、所得の見込みの細部は、下書きの材料には入れません。個人情報保護委員会も、生成AIサービスへ個人情報を入れるときの注意を呼びかけています。そのため、入れる情報は、案内文作りに要る範囲に絞ります。

筆者は、AIに担当を持たせて、作業を分けて使っています。案内文作りでも同じです。下書きを作る担当と、決める担当を分けます。そうすると、決める人の確認は、印の行に集中できます。年末調整の案内文は、この分け方が合う作業です。

年末調整の案内文、今日からできる最初の一歩

よくある質問

「申告書の名前は、短く書いてよいですか」と聞かれます。答えは、案内文では国税庁の案内の名前を使い、短い呼び方は補足に留める、です。名前がぶれると、出す物がずれるためです。

「締切は、いつと書きますか」と聞かれます。答えは、会社の締切をそのまま書き、決まり上の期限と分けて書く、です。読み手が見るのは、会社の締切です。

「AIに控除の対象かどうかを聞いてよいですか」と聞かれます。答えは、適用の判断と税額の計算はAIに任せず、顧問税理士に確かめる、です。下書きと判断は分けます。

今日できることは、今年出す申告書の名前を書き出すことです。まず、国税庁の案内で名前をそろえます。次に、申告書ごとに、出す人と添える物を表に置きます。さらに、会社の締切を、表の頭に書きます。

案内文の型ができると、翌年からは名前の差し替えで進みます。聞く相手も、迷う行だけに絞れます。逆に、型がないと、毎年はじめから文を作ることになります。そのため、名前の表と締切の置き方は、会社の型として残します。この型が、年末調整の案内文を続ける土台です。Museについて気になることは、遠慮なく聞いてください。

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筆者の記事：川口忠大のnote

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情報サイトのトップ：ENERGY BANK（系統用蓄電池の情報サイト）

参考（外部サイト）：国税庁、国税庁（2）、about.fb.com、個人情報保護委員会

※一般的な解説です。個別のケースは顧問税理士・社会保険労務士・弁護士などの専門家にご相談ください。

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