年末調整の証明書、社内の提出期限はどう決める？遅れた分は翌年1月末日まで

年末調整の証明書が、今年もそろいません。封筒で配った申告書は戻ってくるのに、保険会社から届いたはずの証明書だけが、社員の手元で止まっています。建設会社では、社員が現場ごとに散っているため、この止まり方が起きやすいのです。

実は、証明書そのものに、法律で決まった提出期限はありません。決まっているのは、申告書を出す時期です。そのため、証明書の締切は、会社が給与計算の都合に合わせて、自分で置く物になります。

この記事では、年末調整の証明書を集めるときの段取りを整理します。集める物の種類、社内期限の置き方、遅れた分の扱いまでをまとめます。令和8年分の年末調整を前提に書き、個別の控除の判定は、顧問税理士に確かめる形にしています。

野村證券のリテール営業で全国約7,000名中1位を4度。いまは代理店開拓で中小企業の販路をつくる会社「コミッターズ」を経営しています。川口です。

年末調整の証明書、先に結論

先に結論です。年末調整の証明書は、締切を決めることから始まります。

• 証明書の締切は、法律ではなく社内で決めます
• 集める物は、控除の種類で添える範囲が変わります
• 遅れた分は、翌年1月末日までの条件付きの扱いがあります
• 締切は、給与計算の締切から逆算して置きます

つまり、集める作業は、計算の前の段です。まず、この段の日付を決めます。次に、集める物の一覧をそろえます。そうすると、点検の時間が残ります。

年末調整の証明書で集める物

集める物は、保険料控除申告書に添える証明書が中心です。国税庁の案内では、生命保険料控除、地震保険料控除、社会保険料控除、小規模企業共済等掛金控除の確認が並んでいます。ただし、添える範囲は、控除の種類で変わります。

まず、生命保険料控除証明書です。旧生命保険料は、年間の保険料が9,000円を超える契約の分だけが、添付の対象です。一方、それ以外の保険料は、金額の多少にかかわらず、全部の証明書を添えます。

次に、地震保険料控除証明書です。こちらは、金額の多少にかかわらず、全部の証明書を添えます。また、社会保険料では、本人が直接支払った国民年金の保険料などの分だけ、証明書が必要です。給与から差し引かれた分は、会社側で集計するため、証明書は要りません。

さらに、小規模企業共済等掛金の払込証明書です。本人が直接支払った掛金の分は、証明書を添えます。たとえば、個人型の確定拠出年金の掛金が、この形に当たります。

別のサイトの控除さがし探偵団のコラム「iDeCoの掛金、年末調整で控除を受ける5つの手順」では、証明書が届いてから金額を写して出し、提出の期限は勤務先の案内を最優先に確かめると書かれています。

出典：控除さがし探偵団「iDeCoの掛金、年末調整で控除を受ける5つの手順」

そのため、証明書が届く時期に合わせて、社内の締切を置く意味があります。なお、住宅借入金等特別控除を受ける人は、申告書と年末残高証明書が別の組になります。この組は、対象の人だけに分けて案内します。

点検で見る場所と、証明書が要らない分

また、集めた後の点検も、締切とセットで考えます。まず、証明書の名前が、申告書を出した本人と合っているかを見ます。次に、申告書に写した金額が、証明書の金額と合っているかを見ます。さらに、受取人の名前が、本人や配偶者、親族になっているかも確かめます。つまり、集める段で一覧を作っておくと、点検の段で見る場所が決まります。

ただし、証明書が要らない分もあります。たとえば、勤務先を対象とする団体特約に基づいて支払った保険料は、勤務先で金額などに誤りがないことを確認すれば、証明書を出さなくてもよい扱いです。そのため、案内の一覧には、出す物と出さなくてよい物を、分けて書いておきます。

証明書はデータでも出せます

証明書は、紙だけではありません。電子証明書等に係る電磁的記録印刷書面も、証明書類として使えます。また、申告書の事項を電子データで出す会社では、証明書の事項が記録された情報を、併せてデータで出す形もあります。そのため、案内には、紙とデータのどちらの窓口で受けるかを書いておきます。

社内期限の置き方、給与計算から逆算します

では、締切の置き方です。保険料控除申告書は、その年最後に給与の支払を受ける日の前日までに、勤務先へ出す物です。社内の締切は、この日より前に置きます。

1. 1まず、給与計算の締切の日を確かめます
2. 2次に、点検と差し戻しの日数を、その前に残します
3. 3さらに、配る日に、中間の確認日も一緒に伝えます
4. 4最後に、未提出の人の一覧を作り、声かけの担当を決めます

建設会社では、年末は工事の追い込みと重なります。また、現場が遠い社員は、事務所に寄る機会が減ります。そのため、郵送で受け取る窓口と、証明書のデータを送れる窓口も、案内に書いておきます。なお、一人親方への支払いは給与ではないため、この回収の対象には入りません。集める相手は、会社から給与を受ける人です。

年末調整の証明書が遅れたときの扱い

ただし、締切に間に合わない分が出ます。特に、証明書の交付を請求中の人は、手元に物がありません。

この場合は、扱いが決まっています。証明書の交付を請求中などのため確認できない場合でも、翌年1月末日までに提出又は提示することを条件として、控除をしたところで年末調整を行ってもよいことになっています。これは、生命保険料、地震保険料、社会保険料で、国税庁の案内に同じ形で書かれています。

なお、条件の日までに届かなければ、その分を除いて計算し直します。また、年末調整で受けなかった控除は、本人が確定申告で受ける道もあります。そのため、遅れた人には、どちらの道で受けるかを、早めに伝えます。

さらに、声かけの仕方も先に決めておきます。まず、中間の確認日には、未提出の人だけに声をかけます。次に、締切の直前には、証明書の名前を挙げて伝えます。たとえば、保険料控除証明書だけがまだです、という形です。抽象的な催促より、足りない物の名前を言うほうが、相手は動けます。建設会社では、現場の朝礼や、事務所に戻る日に合わせると、声が届きやすくなります。

年末調整の証明書、今日からできる最初の一歩

今日からできる一歩は、集める物の一覧表を作ることです。まず、控除の種類ごとに、添える証明書の名前を書きます。次に、社内の締切と、中間の確認日を書き入れます。最後に、その表を、申告書を配る封筒に一緒に入れます。

この一覧表が、来年の段取りの土台にもなります。営業や販路の仕事と同じで、年末の事務も、順番と締切を先に決めた会社ほど、慌て方が小さくなります。筆者も、まずは一覧表の行をそろえることから始める形をおすすめします。

合わせて読みたい

年末の給与まわりでは、役員報酬の扱いも一緒に確かめる会社が多いです。年の途中で役員報酬を変えるときの決まりを整理した記事です。

社長の給料、気分で上げると損をする。役員報酬は「年1回」のイベントです

ほかのコラムも、あわせてどうぞ

お金の学び（ウハウハ高等学校）：副業で確定申告するなら、ふるさと納税のワンストップ特例はどうなる？

営業・販路のコラム：コミッターズ コラム

筆者の記事：川口忠大のnote

蓄電池を知る（ENERGY BANK）：系統用蓄電池の充電コストを読む｜調達契約と託送料金

導入先を比べる：系統用蓄電池の低圧・高圧比較｜法人が費用と接続条件で選ぶ方法

お金の面を読む：系統用蓄電池メーカー比較｜法人が製品・導入支援・保守を同じ条件で見る方法

情報サイトのトップ：ENERGY BANK（系統用蓄電池の情報サイト）

参考（外部サイト）：国税庁、国税庁（2）、国税庁（3）、国税庁（4）

※一般的な解説です。個別のケースは顧問税理士・社会保険労務士・弁護士などの専門家にご相談ください。

会社の現場の工夫や取り組みは、みんなの企業新聞の記事「経営者マッチングサイトのメリットとデメリット｜導入前に知るべき現実」でも紹介しています。あわせてご覧ください。

税理士や司法書士など、相談すべき専門家の種類が分からないときは、令和の総合商社の無料診断「税理士・士業マッチング診断」も使えます。簡易10問で相談先の種類と合う紹介サービスが分かります（診断はこちら）。