決算前の書類チェックをMuseで作る。領収書7年と判断を税理士に残す3つの線引き

決算が近づくと、領収書の束と請求書の控えが、机の引き出しに残ります。決算前の書類チェックは、足りない書類を探す作業から始まります。ただ、探し方を決めないまま始めると、同じ棚を何度も開けることになります。

そこで、チェックリスト作りをMuseに手伝ってもらう方法を考えます。Museは、2026年10月23日から日本でも使えるようになりました。ただし、リストを作ることと、経費になるかを決めることは別の話です。

この記事では、決算前の書類チェックでそろえる書類と、AIに頼む範囲を整理します。なお、保存期間の根拠は、国税庁のタックスアンサーです。同資料は、令和8年4月1日現在法令等をもとに作られています。

野村證券のリテール営業で全国約7,000名中1位を4度。いまは代理店開拓で中小企業の販路をつくる会社「コミッターズ」を経営しています。川口です。

決算前の書類チェック、先に結論

まず、結論を3つに分けます。1つ目は、リスト作りと不足の洗い出しはAIに頼んでよい、という点です。2つ目は、書類のそろえ方は、保存期間の決まりに合わせる、という点です。3つ目は、経費の判定と申告の判断は、顧問税理士と人がする、という点です。

法人の帳簿と書類は、確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します。これは、タックスアンサーNo.5930の整理です。また、青色申告書を出した事業年度で欠損金額が生じた場合は、10年間になります。一方で、個人事業主の領収書などの書類は、5年間が基本です。こちらは、タックスアンサーNo.2080に整理されています。

決算前の書類チェックでそろえる書類

では、そろえる書類を3つの山に分けます。山ごとに、置き場所と担当を決めます。

領収書と請求書の山

まず、受け取った領収書と請求書の山です。日付の順に並べ、抜けている月がないかを見ます。会食と出張の領収書の記録を取り上げた記事でも紹介しましたが、領収書は金額だけでなく、相手と目的のメモがそろって、後から読める記録になります。

建設会社では、現場ごとの領収書と、外注先からの請求書が混ざります。そのため、会社全体で並べる前に、現場ごとに分ける段を入れます。分け方は、チェックリストの最初の行に書いておきます。

別のサイトの控除さがし探偵団のコラム「個人事業主の経費の考え方を質問と答えで整理」では、白色申告では領収書などの書類の保存は5年、法定帳簿は7年と整理されています。

出典：控除さがし探偵団「個人事業主の経費の考え方を質問と答えで整理」

個人と法人では、期間の数え方が違います。そのため、家族の個人事業の書類が混ざるときは、山を分けてから数えます。

帳簿と決算の書類の山

次に、帳簿と決算の書類の山です。No.5930は、書類の例として、棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などを挙げています。つまり、領収書だけが保存の対象ではありません。

そこで、決算で作った書類も、同じ山に入れます。棚卸表や契約書が別の棚にあると、後で探す時間が増えます。置き場所は、年度ごとに1つの箱かフォルダに寄せます。

また、契約書は、取引先ごとに分けたくなります。ただし、決算の確認では、年度でまとまっている形が探しやすいです。そのため、原本の置き場所は年度で寄せます。一方で、取引先ごとの控えが要る場合は、写しを分けて残します。この分け方を、表の備考に書いておきます。

電子データの山

最後に、電子データの山です。メールで受け取った請求書や、サイトから保存した領収書が当たります。国税庁のリーフレットでは、令和6年1月からは保存要件に従った電子データの保存が必要とされています。

そのため、紙に印刷しても、データは消しません。さらに、検索は日付・金額・取引先でできる形にします。ファイル名に、この3つを入れる方法でも対応できます。

Museで決算前の書類チェックを作る5手順

では、リスト作りをMuseに頼む手順を5つにまとめます。頼むのは、表の形と不足の洗い出しまでです。

1. 1まず、事業年度の末日と、会社の形（法人か個人か）を書く
2. 2次に、書類の山を3つに分けて、名前だけを渡す
3. 3さらに、山ごとに、あるもの・ないものの表を作ってもらう
4. 4また、ないものの理由を、担当者が1行ずつ書き足す
5. 5最後に、判定が要る行だけを、顧問税理士への質問メモに移す

たとえば、12月決算の会社では、12月31日が事業年度の末日です。この日付を最初に書くと、締切から逆算した表になります。一方で、取引先の名前や金額の細部は、表の確認が済むまで入れません。個人情報保護委員会も、生成AIサービスへ個人情報を入れるときの注意を呼びかけています。

筆者は、AIに担当を持たせて、作業を分けて使っています。書類チェックでも同じです。つまり、表作りの担当と、判定の担当を分けます。

質問メモの書き方も決めておきます。たとえば、「この請求書は、どの現場の外注費ですか」という形で、書類の名前と迷う点を書きます。逆に、「経費になりますか」とだけ書くと、事実が足りません。そのため、契約の形と、仕事を受けた時期を添えます。この添え方が、税理士の確認を速くします。

決算前の書類チェックでよくある質問を3つ

「領収書が1通だけ見つかりません。どうしますか」と聞かれます。答えは、まず支払いの記録と、取引先への再発行の相談を確認する、です。そのうえで、扱いは顧問税理士に確かめます。なお、見つからない理由は、山の分け方で減らせます。来期は、受け取った日に分ける形に変えます。

「AIに、経費になるかを聞いてもいいですか」と聞かれます。答えは、考え方の下書きまでは構いませんが、判定は人がする、です。事実関係で答えが変わるためです。

「古い領収書は、決算が終われば捨てられますか」と聞かれます。答えは、保存期間が残る間は捨てない、です。法人は7年間が基本ですので、年度ごとに分けて残します。

決算前の書類チェック、今日からできる最初の一歩

今日できることは、引き出しを1つ開けることです。まず、その中の領収書と請求書を、月ごとに分けます。次に、ない月をメモに書きます。さらに、そのメモを、来期のチェックリストの最初の行にします。

書類がそろうと、決算の相談は速くなります。税理士への質問も、不足の行だけに絞れます。逆に、書類が散らばると、相談の時間は探す時間に消えます。そのため、そろえる作業は、決算の直前ではなく、普段の分け方から変えるのが近道です。この絞り方は、営業の見積の準備と同じです。材料がそろうと、判断に使う時間が増えます。税の線引きは、こちらのコーナーでも整理しています。

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Museについて気になることは、遠慮なく聞いてください。

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参考（外部サイト）：国税庁、国税庁（2）、国税庁（3）、about.fb.com、個人情報保護委員会

※一般的な解説です。個別のケースは顧問税理士・社会保険労務士・弁護士などの専門家にご相談ください。

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