従業員のAI利用ルールを決める4項目。入れる情報と承認、2026年10月23日提供開始

従業員のAI利用ルールを決めます。使う人が増える前に、会社で決めます。

「従業員が、仕事でAIを使い始めました」。便利そうな反面、少し不安もあります。

心配の中心は、入れる情報です。お客様の名前を入れてよいのか、迷います。また、外に出す文を誰が見るのかも曖昧です。

この記事では、日々の使い方に絞ります。入れてよい情報と、いけない情報を分けます。さらに、承認の流れの作り方も示します。

野村證券のリテール営業で全国約7,000名中1位を4度。いまは代理店開拓で中小企業の販路をつくる会社「コミッターズ」を経営しています。川口です。

従業員のAI利用ルール、先に結論：決めるのは4項目です

まず、結論です。決める項目は4つです。使う場面、入れる情報、承認、困ったときの連絡です。

Metaは、2026年10月23日から日本でMuseを提供しています。なお、メールの送信のような作業もできます。そのため、使う人が増える前に決めます。

つまり、立派な文書は後でよいです。最初は、短い決まりで十分です。むしろ、現場で守れる形が大事です。

従業員のAI利用ルールは、何から決めますか？

まず、使う場面を書き出します。たとえば、文章の下書きです。さらに、調べ物の入口や、会議メモの整理です。

一方で、判断そのものは任せません。採用の合否は、人が決めます。また、お客様への約束も人が決めます。

入れてよい情報は、どこまでですか？

次に、入れてよい情報を決めます。公開済みの会社案内は、入れてよい例です。また、全員宛ての日程の案内も向きます。

さらに、名前を外した相談文も使えます。ただし、本人が分かる材料は別です。その場合は、入れない側に寄せます。

入れてはいけない情報は、何ですか？

個人情報保護委員会は、令和5年6月2日に注意喚起を出しました。個人情報を含む文章を入れるときの確認を求めています。さらに、サービス側の学習の扱いの確認も求めています。

つまり、応募者の履歴書は入れません。また、従業員の個人情報も入れません。なお、迷う情報は入れない、が原則です。

そのため、線引きは文書にします。口頭だけでは、人により解釈がずれます。結果として、事故のときに困ります。

決まりは、文の形で残します。たとえば、次のような短い文です。読めば、その場で判断できる形にします。

• 使うAIは、会社が決めたものだけにします
• お客様と従業員の個人情報は、入れません
• 外に出す文は、確認役が見てから送ります
• 間違えて入れたら、その日のうちに報告します

さらに、場面ごとの例も添えます。下書きの場面と、送信の場面を分けます。なお、例は自社の仕事で書きます。他社の例では、現場に合いません。

また、決まりは配って終わりではありません。新しい従業員にも、入ったときに伝えます。さらに、使い方が変わったら見直します。つまり、決まりは生きた文書にします。

承認の流れは、どう作りますか？

次に、承認の流れを決めます。下書きはAIが作ります。一方で、外に出す判断は人がします。

別のサイトのおまかせ係長（ニコニコデスク）のコラム「デジタル化・AI導入補助金で入れるツールの選び方」では、ツールを入れるときに「誰が入力し、誰が確認するのか」を先に決めると書かれています。

出典：おまかせ係長「デジタル化・AI導入補助金で入れるツールの選び方」

つまり、AIの決まりも同じです。入力する人と、確認する人を分けます。さらに、最後に送る人も決めます。

外に出す文は、誰が最後に見ますか？

まず、文の種類で分けます。社内だけのメモは、本人の確認で足ります。一方で、お客様に出す文は確認役が要ります。

また、筆者は、AIに実作業を任せています。ただし、下書きは先に見せてもらいます。そのうえで、承認してから送る決まりです。小さな会社でも、同じ形が使えます。

なお、確認役は一人に固定しません。休みの日に止まらないよう、代わりも決めます。つまり、流れは短く、止まらない形にします。

個人のスマホのAIは、仕事で使えますか？

まず、使うAIを会社で決めます。個人のスマホのアプリは、原則として仕事に使いません。設定や学習の扱いが、会社で確認できないためです。

ただし、会社が認めた使い方もあります。その場合は、入れる情報を同じ線引きにします。さらに、外に出す文は承認を通します。

一方で、困ったときの連絡も決めます。間違えて個人情報を入れたら、すぐ報告させます。なお、責めるより、記録が先です。入れた内容と日時を残します。

報告を受けた側の動きも決めます。まず、入れた内容を確認します。次に、同じ入力が続いていないかを見ます。そのうえで、必要なら専門家に相談します。

たとえば、取引先の担当者の名前を入れた場合です。慌てて消す前に、記録を残します。なお、記録は短くて構いません。日時と、入れた情報の種類で足ります。

さらに、再発の防ぎ方も話します。線引きの紙を、目につく場所に置きます。また、入力の前に名前を外す手順も添えます。結果として、次からは止まりやすくなります。

従業員のAI利用ルールの、よくある質問

「下書きだけなら、何を入れてもよいですか」と聞かれます。答えは、下書きでも同じ線引きです。入れた情報は、外に出なくても扱われます。そのため、個人情報は入れません。

「AIの答えを、そのまま信じてよいですか」と聞かれます。答えは、信じ切らない、です。日付や制度の話は、元の資料で確かめます。特に、お金や法律の話は人が確かめます。

「決まりを就業規則に入れますか」と聞かれます。答えは、短い決まりから始めます。まず、紙一枚の決まりを配ります。そのうえで、必要なら就業規則にも入れます。

従業員のAI利用ルール、ここが土台です。場面と情報と承認がそろえば、迷いは減ります。逆に、どれかが欠けると、現場で止まります。

また、使う場面の例も増やしていきます。最初は下書きと整理に絞ります。慣れてきたら、場面を一つずつ足します。なお、足すときも線引きは変えません。個人情報を入れる場面は、増やさないためです。

さらに、決まりの見直し日も決めます。決めた日に、困りごとを集めます。そのうえで、文を直すか決めます。つまり、決まりは現場の声で育てます。

決まりを伝える場面も、短くします。朝の集まりで、紙を読みます。質問は、その場で受けます。なお、答えられない質問は持ち帰ります。次に会うときに、答えを足します。

その積み重ねが、決まりを実物にします。書いただけの紙は、忘れられます。一方で、話した決まりは残ります。つまり、伝える場面までが決まり作りです。

従業員のAI利用ルール、今日の最初の一歩

今日できることは、線引きを書くことです。まず、入れてよい情報を書き出します。次に、入れない情報を書き出します。

さらに、確認役の名前を決めます。そのうえで、全員に短く伝えます。なお、営業の文面も同じ流れで回せます。下書きを任せて、送る前に人が読みます。

決まりの置き場の考え方は、こちらの記事にあります。

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情報サイトのトップ：ENERGY BANK（系統用蓄電池の情報サイト）

参考（外部サイト）：about.fb.com、個人情報保護委員会

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